Deklaracje podatkowe muszą być podpisane. W ten sposób potwierdza się prawdziwość zawartych w nich danych. Nie każdy jednak może to poświadczyć swoim podpisem. Może to zrobić podatnik lub upoważniona przez niego osoba.
Podpis tylko własnoręczny
W przypadku, gdy rozliczenie się z fiskusem wiąże się z obowiązkiem złożenia deklaracji lub zeznania, nie bez znaczenia jest, kto je podpisuje. Najczęściej robi to podatnik, a w spółkach z o.o. czy akcyjnych - osoba upoważniona do ich reprezentowania.
Trzeba przy tym zaznaczyć, że osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, będące płatnikami, mają obowiązek wyznaczyć osobę lub osoby, do których należy obliczanie, pobieranie i terminowe wpłacanie podatku. Ich personalia: imiona, nazwiska i adresy podaje się właściwemu miejscowo urzędowi skarbowemu. Jeżeli zmieni się odpowiedzialny za wykonywanie tych zadań, dane nowej osoby należy zgłosić w ciągu 14 dni od dnia, w którym została wyznaczona. Osoba zajmująca się w imieniu płatnika obliczaniem i poborem podatku podpisuje wypełniane w związku z tym deklaracje, np. deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-4R.
Deklaracje - oczywiście te składane na papierowych formularzach - muszą być własnoręcznie podpisane przez uprawnioną osobę. Nie może ona posłużyć się faksymile. Nie jest to bowiem oryginalny podpis. Faksymile to dokładna reprodukcja podpisu wykonana chemicznie lub mechanicznie, także pieczątka odtwarzająca własnoręczny podpis. W ten sposób nie można podpisać deklaracji. Musi być to znak odręczny, zawierający indywidualne cechy charakteru pisma danej osoby (kształt liter, sposób ich łączenia itp.). Podpis powinien być taki, aby nie było przeszkód z identyfikacją osoby, która go złożyła. Najlepiej, aby zawierał imię i nazwisko.
Nie zawsze sam podpis wystarczy. Czasami trzeba również przybić imienną pieczątkę, aby umożliwić identyfikację osoby podpisującej deklarację. Tak jest w przypadku np. VAT-7, CIT-8 czy PIT-4R.
Z pomocą pełnomocnika
Podatnik (płatnik) nie musi osobiście podpisywać deklaracji. Zadanie to może powierzyć pełnomocnikowi. Wynika to z art. 80a § 1 Ordynacji podatkowej. Jest to wygodne, gdy obsługą podatkowo-księgową firmy zajmuje się biuro rachunkowe, przedsiębiorca zachoruje czy wyjeżdża często za granicę. Ustanowienie w takich i podobnych sytuacjach pełnomocnika pozwala firmie sprawnie funkcjonować, a podatnik chroniony jest przed negatywnymi skutkami niezłożenia deklaracji. Podpisanie deklaracji przez pełnomocnika zwalnia bowiem podatnika z tego obowiązku. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli przepisy prawa podatkowego wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż jedną osobę - tak jest np. w przypadku wspólnego zeznania małżonków - pełnomocnictwo musi być udzielone przez wszystkie te osoby. Jedynie wówczas jest skuteczne.
Do podpisywania deklaracji można upoważnić tylko osobę fizyczną. Pełnomocnictwo dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, np. działającego w tej formie biura rachunkowego, nie wchodzi w rachubę. Upoważnienie może być udzielone właścicielowi lub osobie tam pracującej.
Jedyny wymóg, jaki trzeba spełniać, aby zostać pełnomocnikiem, to posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnej. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Poza tym podatnik ma pełną swobodę w wyborze pełnomocnika. Deklaracje w jego imieniu może podpisywać pracownik, członek rodziny, doradca podatkowy itp.
Podatnik musi jednak poinformować fiskusa o tym, że ustanowił pełnomocnika do podpisywania deklaracji. W urzędzie skarbowym właściwym w sprawach podatku, którego dotyczy dana deklaracja, trzeba złożyć stosowne pełnomocnictwo. Należy pamiętać o uiszczeniu opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Z treści pełnomocnictwa musi jasno wynikać kto, w czyim imieniu i jakie deklaracje może podpisywać. Takiego umocowania nie można wywodzić z ogólnego pełnomocnictwa procesowego upoważniającego daną osobę do reprezentowania podatnika przed organami podatkowymi. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji można w każdej chwili odwołać. Zawiadomienie o jego odwołaniu trzeba złożyć w urzędzie skarbowym.
Podpisywanie e-deklaracji
Osobną kwestią jest podpisywanie e-deklaracji. Deklaracje i zeznania składane przez Internet muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Nie musi go jednak posiadać podatnik (płatnik). Można bowiem ustanowić pełnomocnikiem do podpisywania e-deklaracji osobę, która ma taki podpis elektroniczny. Trzeba jej wystawić specjalne pełnomocnictwo - na formularzu UPL-1. Składa się je w formie papierowej w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników. Nie trzeba uiszczać za nie opłaty skarbowej.
Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji funkcjonuje niezależnie od pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji papierowych. Są to dwa odrębne upoważnienia. Należy o tym pamiętać, kiedy tej samej osobie powierza się podpisywanie deklaracji składanych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W takiej sytuacji trzeba złożyć dwa odrębne pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji może być udzielone bezterminowo. Można je jednak w każdej chwili odwołać. Zawiadomienie o jego odwołaniu - podobnie jak samo pełnomocnictwo - trzeba złożyć na specjalnym druku. Jest to formularz oznaczony symbolem OPL-1.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).
Gazeta Podatkowa Nr 574 z dnia 2009-07-09
