Nadchodzą kolejne zmiany w podatkach, tym razem dotyczą VAT-u. A dokładnie ujmując sposobu ewidencji faktur przez przedsiębiorców. Prace nad wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur trwały od października 2021 r.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Przedsiębiorcy od 1 stycznia 2022 r. mogą dobrowolnie korzystać ze środowiska Krajowego Systemu e-Faktur. W związku z tym faktura ustrukturyzowana stanowi obecnie jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Natomiast od 1 lipca 2024 r. będzie jedyną formą dopuszczalną przepisami prawa podatkowego dla czynnych podatników VAT.
Natomiast od 1 stycznia 2025 r. Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
|
Krajowy System e-Faktur – daty wejścia w życie |
|
|---|---|
|
Termin obowiązkowego KSeF |
Podmioty objęte obowiązkiem |
|
1 lipca 2024 r. |
dla czynnych podatników VAT |
|
1 stycznia 2025 r. |
dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur. |
– Już w połowie przyszłego roku w życie wejdą kluczowe przepisy wprowadzające obligatoryjne stosowanie KSeF. Choć kary pieniężne związane z naruszeniem obowiązków nie będą nakładane od razu, ale z półrocznym opóźnieniem, warto dołożyć wszelkich starań, żeby wdrożenie obowiązków związanych z elektronicznym fakturowaniem przebiegło w firmach gładko – skomentował ekspert Deloitte, Norbert Wasilewski w rozmowie z serwisem podatki.biz.
Przedsiębiorcy od 1 lipca 2024 roku czynni podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur, z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą oraz biura rachunkowe przygotowują się do wdrożenia KSeF.
– Fakturowanie nie jest wyłącznie procesem podatkowym, ale stanowi ono jeden z kluczowych procesów biznesowych firm. Powodzenie wdrożenia KSeF może i będzie bezpośrednio wpływać na skuteczność operacyjną i efektywność przedsiębiorstw, choćby w zakresie okresu ściągalności należności – dodaje Wasilewski.
Kto musi korzystać z KSeF?
Obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lipca 2024 r. będzie obligatoryjny dla:
- przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
- przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
- podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim w KSeF jest automatycznie przypisane do osoby fizycznej, która jest podatnikiem. Jak wyjaśnia resort finansów, taka osoba nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że w celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.
W związku z tym możliwe jest nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych.
Krajowy System e-Faktur – jakie faktury?
Krajowy System e-Faktur będzie obejmować transakcje sprzedażowe B2B (krajowe oraz transgraniczne). W pierwszych etapach prac nad nowym środowiskiem Ministerstwo Finansów chciało, aby KSeF dotyczył także faktur konsumenckich (B2C). Ostatecznie ten rodzaj faktur został wyłączony z Krajowego Systemu e-Faktur.
Jak działa KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. Automatycznie system spawdza, czy dokument jest zgodny ze standardami. Następnie faktura otrzymuje w KSeF unikalny numer, a osoba wystawiająca urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
Po drugiej stronie transakcji jest odbiorca. Uzyska on dostęp do ustrukturyzowanej faktury po uwierzytelnieniu się w Krajowym Systemie e-Faktur lub podaniu określonych danych dotyczących faktury. Druga opcja nazywana jest dostępem anonimowym.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które są czynnymi lub zwolnionymi podatnikami VAT. Za pomocą systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać fakturę drogą elektroniczną.
Ustawodawca wskazuje, że głównym celem wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca.
