Ile kosztuje terminal płatniczy?

Jego obecność w punkcie sprzedaży nie tylko ułatwia obsługę klienta, ale również przyspiesza cały proces płatności, a co za tym idzie - zwiększa efektywność pracy. Należy wspomnieć, że Nowy Ład zobowiązuje przedsiębiorców do umożliwienia płatności bezgotówkowych. 

Współczesne terminale płatnicze oferują również szereg dodatkowych funkcji, takich jak zarządzanie lojalnością klienta, integracja z systemami sprzedażowymi, czy czasem nawet akceptacja płatności kryptowalutami. 

Niemniej jednak, przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu konkretnego systemu płatności kartowych, wielu przedsiębiorców staje przed dylematem związanym z kosztami. "Ile kosztuje terminal płatniczy?" to pytanie, na które odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od wielu czynników, takich jak rodzaj i model terminala, jego funkcjonalności, a także warunki umowy z dostawcą obsługi płatności bezgotówkowych.

Czym jest terminal płatniczy?

Znany jest  również jako urządzenie POS (Point Of Sale) -  to elektroniczne narzędzie służące do przeprowadzania transakcji kartami płatniczymi lub mobilnymi. Jego głównym zadaniem jest autoryzacja płatności dokonywanych przez klientów.

Terminal płatniczy to urządzenie składające się z czytnika kart, wyświetlacza oraz klawiatury, które umożliwia przeprowadzanie transakcji finansowych. Często są one wyposażone w dodatkowe funkcje, takie jak drukowanie paragonów czy zarządzanie programami lojalnościowymi. Główną funkcją terminala jest autoryzacja transakcji poprzez połączenie z rachunkiem bankowym klienta oraz kontem sprzedawcy.

Rodzaje terminali

• Terminale stacjonarne: najczęściej spotykane w punktach sprzedaży stacjonarnych, takich jak sklepy czy restauracje. Są one podłączone do sieci stacjonarnej (przewodowej lub bezprzewodowej) i zasilania.

• Terminale mobilne: umożliwiają akceptację płatności poza stałym miejscem biznesowym, co jest idealne dla przedsiębiorców mobilnych, takich jak taksówkarze czy przedstawiciele handlowi. Działają za pomocą połączenia GSM lub Wi-Fi.

• Terminale wirtualne: pozwalają na przetwarzanie transakcji online bez fizycznej obecności karty. Są to głównie rozwiązania dla e-commerce, umożliwiające wprowadzenie danych karty na stronie internetowej sprzedawcy.

Jak działają terminale płatnicze?

Po włożeniu, przeciągnięciu karty lub zbliżeniu jej/telefonu do terminala, urządzenie komunikuje się z bankiem w celu autoryzacji płatności. Jeśli środki na koncie klienta są dostępne, transakcja zostaje zatwierdzona, a środki transferowane na konto sprzedawcy. Cały proces zajmuje zazwyczaj kilka sekund.

Terminale płatnicze umożliwiające płatności bezgotówkowe są wyposażone w zaawansowane technologie zabezpieczające transakcje, takie jak szyfrowanie danych i bezpieczeństwo chipów EMV. 

Terminale płatnicze oferują szereg funkcji poza standardowymi płatnościami kartą, w tym Dynamiczne Przeliczanie Walut (DCC), możliwość doładowania telefonu, preautoryzację, przyjmowanie napiwków i obsługę kart podarunkowych. Umożliwiają również przyjmowanie nowoczesnych form płatności, jak BLIK, co odpowiada rosnącym oczekiwaniom klientów. Każdy terminal może być skonfigurowany zgodnie z unikalnymi potrzebami przedsiębiorstwa, co pozwala na szeroką personalizację usług. 

Czynniki wpływające na opłaty za terminal płatniczy

Koszt terminala płatniczego może znacząco różnić się w zależności od wielu czynników. Decydując się na wprowadzenie tego typu urządzenia do swojego biznesu, ważne jest, aby zrozumieć, jakie elementy mogą wpłynąć na ostateczne opłaty. 

1. Zakup vs wynajem terminala

• Zakup: zasadniczo rynek terminali został tak urządzony, że nie opłaca się kupować terminala, nawet jeśli taką ofertę znajdziemy.  Szczególnie że nie możemy go potem sprzedać. 

• Wynajem: wynajem terminala wiąże się m in. z miesięczną opłatą abonamentową. Chyba że skorzystamy z programu Polska Bezgotówkowa, w ramach którego przez rok zostaniemy zwolnieni z opłaty. 

2. Opłaty jednorazowe vs abonament miesięczny

• Opłaty jednorazowe: koszt aktywacji terminala, zakup oprogramowania czy opłaty za instalację i szkolenie personelu.

• Abonament miesięczny: oprócz ewentualnego wynajmu terminala, do abonamentu mogą być wliczone opłaty za korzystanie z usług dostawcy, wsparcie techniczne oraz aktualizacje oprogramowania.

3. Dodatkowe koszty

• Aktywacja: jak już wspomnieliśmy wyżej, niektórzy dostawcy mogą pobierać opłatę za aktywację terminala w swoim systemie.

• Serwis i wsparcie techniczne: ważne jest, aby sprawdzić, czy opłata abonamentowa obejmuje wsparcie techniczne i serwisowanie urządzenia. W przypadku awarii, szybki serwis jest kluczowy dla ciągłości działania biznesu.

• Aktualizacje oprogramowania: aby terminal płatniczy działał efektywnie i bezpiecznie, konieczne są regularne aktualizacje oprogramowania. Niektóre firmy oferują je bezpłatnie, inne mogą wymagać dodatkowej opłaty.

4. Opłaty transakcyjne

• Procent od transakcji: przygotujmy się na opłatę jako procent od wartości każdej transakcji przeprowadzonej za pomocą terminala.

• Stała opłata za transakcję: czasami, oprócz procentu od transakcji, może być naliczana stała opłata za każdą transakcję.

• Minimalne miesięczne obroty: niektóre umowy mogą wymagać osiągania minimalnych miesięcznych obrotów z transakcji kartowych.

Porównanie kosztów różnych rodzajów terminali 

Koszt dzierżawy terminala płatniczego to miesięczna stała opłata, zmienna w zależności od modelu terminala, warunków umowy, i oferty dostawcy, często wynosząca od 30 do 100 zł miesięcznie. Koszt najmu terminala mobilnego zwykle jest wyższy od jego stacjonarnego odpowiednika, ze względu na większą złożoność techniczną. 

Opłata transakcyjna, naliczana za każdą transakcję bezgotówkową, waha się zwykle między 0,5% a 0,8% wartości transakcji. 

Dodatkowo występuje opłata interchange, ustalona na poziomie 0,2% dla kart debetowych i 0,3% dla kredytowych, oraz prowizja kartowa za obsługę płatności, w tym przewalutowanie. 

Opłaty transakcyjne w przypadku terminali wirtualnych mogą być wyższe niż w przypadku fizycznych terminali ze względu na charakter transakcji online i potencjalnie wyższe ryzyko oszustw.

Dodatkowe koszty mogą obejmować opłaty za instalację, szkolenie personelu oraz serwis.

Czym jest Polska Bezgotówkowa, czyli jak dostać terminal za darmo?

Program"Polska Bezgotówkowa" to inicjatywa mająca na celu promowanie akceptacji płatności bezgotówkowych wśród przedsiębiorców. Umożliwia ona otrzymanie darmowego terminala płatniczego na okres 12 miesięcy (lub do osiągnięcia obrotu 100 tys. zł) bez dodatkowych opłat. Aby kwalifikować się do programu, przedsiębiorca nie może posiadać terminala płatniczego w swojej firmie przez ostatnie 12 miesięcy. W programie “Polska Bezgotówkowa” może uczestniczyć, poza tym,  każde przedsiębiorstwo, niezależnie od długości prowadzenia działalności, liczby pracowników czy wysokości obrotów. 

Jak wybrać terminal płatniczy i na co zwracać uwagę przy jego zakupie?

Wybór odpowiedniego terminala płatniczego jest kluczową decyzją, by zapewnić płynność obsługi klientów oraz ostatecznie pozytywnie wpłynąć  koszty operacyjne biznesu. 

1. Zrozumienie potrzeb biznesowych

• Rodzaj działalności: charakter Twojej działalności są decydujące. Dla stacjonarnych punktów sprzedaży najlepiej sprawdzą się terminale stacjonarne, natomiast dla biznesów mobilnych – terminale przenośne.

• Wolumen transakcji: szacowany miesięczny wolumen transakcji kartowych może wpłynąć na wybór modelu terminala oraz dostawcy usług płatniczych.

• Typ akceptowanych płatności: ważne jest, aby terminal obsługiwał różnorodne formy płatności, takie jak karty zbliżeniowe, płatności mobilne oraz ewentualnie płatności w walutach obcych.

2. Porównanie ofert różnych dostawców

• Koszty: analizuj nie tylko ceny zakupu lub wynajmu terminali, ale także opłaty transakcyjne i dodatkowe koszty (np. za serwis, aktualizacje oprogramowania).

• Opinie i referencje: warto szukać opinii innych przedsiębiorców na temat współpracy z danymi dostawcami terminali i ich produktów.

• Wsparcie techniczne: upewnij się, że dostawca oferuje szybkie i skuteczne wsparcie techniczne w przypadku awarii lub innych problemów z urządzeniem.

3. Funkcjonalność i łatwość użytkowania

• Dodatkowe funkcje: przeanalizuj, czy dodatkowe funkcje oferowane przez terminal, np. zarządzanie programem lojalnościowym, są potrzebne i czy przyczynią się do zwiększenia efektywności biznesu.

• Kompatybilność z innymi systemami: ważne jest, aby terminal był kompatybilny z obecnym oprogramowaniem i systemami kasowymi w Twoim biznesie.

4. Umowa i warunki

• Elastyczność umowy: zwróć uwagę na warunki umowy, zwłaszcza na długość okresu zobowiązań, możliwość zmiany warunków umowy oraz na opłaty za ewentualne wcześniejsze zakończenie współpracy.

• Transparentność kosztów: wszystkie opłaty powinny być jasno określone w umowie, aby uniknąć nieoczekiwanych kosztów.