Jak ustalić PKD, czyli co powinniśmy wiedzieć w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności?

PKD została wprowadzona w życie na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 roku. Od 1 stycznia 2008 roku stanowi podstawę do klasyfikowania rodzajów działalności gospodarczych wykonywanych przez przedsiębiorstwa w Polsce. Klasyfikacja ta została utworzona głównie z myślą o potrzebach statystyki publicznej, ewidencji, dokumentacji oraz rachunkowości, ale znajduje zastosowanie również w urzędowych rejestrach i systemach informatycznych administracji publicznej, przede wszystkim w Głównym Urzędzie Statystycznym (GUS)​. ​

Struktura

Została ona zbudowana w sposób hierarchiczny, obejmując różne poziomy detalizacji od sekcji przez działy, grupy i klasy, aż po podklasy. Każdy rodzaj działalności gospodarczej jest reprezentowany przez unikalny kod, składający się z kombinacji liter i cyfr, które odzwierciedlają miejsce danej działalności w klasyfikacji. Taka struktura pozwala na precyzyjne określenie rodzaju prowadzonej działalności, co ma bezpośredni wpływ na sposób kontrolowania firm przez urzędy lub innego rodzaju instytucje. 

Prawidłowe ustalenie kodów ma istotne znaczenie na wielu płaszczyznach. Po pierwsze, wpływa na sposób, w jaki firma jest postrzegana przez instytucje zewnętrzne, w tym urzędy skarbowe czy ZUS w zakresie usług administrowania. Po drugie, od kodów PKD mogą zależeć warunki korzystania z określonych ulg podatkowych czy konieczność uzyskania specjalnych zezwoleń na działalność. Ponadto, dla przedsiębiorstw zamierzających ubiegać się o wsparcie finansowe w formie dotacji czy kredytów, precyzyjne i zgodne z rzeczywistością określenie działalności wg PKD jest często jednym z kluczowych kryteriów oceny.

Znaczenie PKD dla działalności gospodarczej

Jest to nie tylko narzędzie klasyfikacyjne, ale również kluczowym elementem wpływającym na wiele aspektów funkcjonowania przedsiębiorstw. 

Podstawa prawna i formalna działalności

PKD jest fundamentem dla procesu rejestracji i identyfikacji działalności gospodarczej w Polsce. Poprzez określenie kodów w rejestrze CEIDG, przedsiębiorca informuje odpowiednie organy o charakterze swojej działalności, co ma bezpośredni wpływ na sposób jej regulacji i nadzoru. Prawidłowe przypisanie kodów jest więc pierwszym krokiem do zapewnienia zgodności działalności z obowiązującymi przepisami prawa​.

Wpływ na obowiązki podatkowe i ulgi

Kody mogą wpływać na obowiązki podatkowe przedsiębiorstwa, a także na możliwość korzystania z różnych form opodatkowania czy ulg podatkowych. Niektóre rodzaje działalności kwalifikują się do specjalnych stawek VAT lub są zwolnione z VAT, co jest ściśle powiązane z odpowiednim kodem PKD. Również wybór formy opodatkowania dochodu – czy to na zasadach ogólnych, czy też ryczałtem – może być zależny od klasyfikacji działalności według PKD​. 

Konieczność uzyskania zezwoleń i licencji

W niektórych przypadkach, zależnie od rodzaju działalności określonej w PKD, przedsiębiorca może być zobowiązany do uzyskania dodatkowych zezwoleń, licencji czy koncesji. Jest to szczególnie istotne w branżach regulowanych, takich jak transport, ochrona zdrowia czy działalność finansowa. 

Uproszczenie wymiany informacji i współpracy

Kody te ułatwiają również identyfikację i klasyfikację w ramach współpracy między przedsiębiorstwami oraz w relacjach z instytucjami publicznymi i prywatnymi. Dzięki jednolitemu systemowi klasyfikacji łatwiej jest określić potencjalnych partnerów biznesowych, dostawców czy klientów. 

Jak ustalić odpowiednie PKD dla swojej działalności

Poniżej przedstawiam kilka kroków, które mogą pomóc w prawidłowym wyborze:

• Zrozumienie struktury: Polska Klasyfikacja Działalności jest podzielona na sekcje, które reprezentują szerokie kategorie działalności gospodarczej. Każda sekcja jest następnie podzielona na działy, grupy, klasy i podklasy, które szczegółowo opisują poszczególne rodzaje działalności. Zrozumienie tej struktury pomoże w precyzyjnym określeniu zakresu działalności firmy. ​

• Analiza działalności gospodarczej: dokładne określenie wszystkich rodzajów działalności, jakie planuje się prowadzić, jest niezbędne do wyboru odpowiednich kodów PKD. Należy pamiętać, że jeden przedsiębiorca może przypisać swojej działalności wiele kodów, o ile odpowiadają one faktycznie prowadzonym działaniom. 

• Korzystanie z wyszukiwarki kodów PKD: wiele instytucji, w tym Główny Urząd Statystyczny (GUS), udostępnia online wyszukiwarki kodów PKD. Umożliwiają one wyszukanie odpowiednich kodów na podstawie słów kluczowych opisujących działalność gospodarczą. 

• Konsultacja z ekspertem: w przypadku wątpliwości co do właściwego przypisania kodów, warto skorzystać z pomocy eksperta – księgowego lub doradcy biznesowego. 

• Sprawdzenie wymagań specjalnych: niektóre rodzaje działalności mogą wymagać specjalnych zezwoleń, licencji lub spełnienia określonych warunków. Sprawdzenie, czy wybrane kody PKD wiążą się z dodatkowymi obowiązkami, może pomóc uniknąć problemów prawnych w przyszłości. 

• Kontakt z Ośrodkiem Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego: w przypadku szczególnie trudnych do zaklasyfikowania rodzajów działalności, przedsiębiorca może zwrócić się o pomoc do Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego, który udziela wyjaśnień i interpretacji dotyczących klasyfikacji statystycznych, w tym PKD​. 

Problemy i wątpliwości związane z PKD

Ustalanie odpowiednich kodów może być dla przedsiębiorców źródłem wielu problemów i wątpliwości. 

Zbyt szeroki zakres działalności

Jednym z najczęściej spotykanych problemów jest nadmiernie szeroki zakres działalności, który przedsiębiorca chciałby objąć jednym kodem PKD. W praktyce może się okazać, że dla różnych rodzajów działalności, które teoretycznie wpisują się w jedną kategorię, należy wybrać kilka różnych kodów. Może to prowadzić do konieczności częstego aktualizowania danych w rejestrze, jeśli zakres działalności ulegnie zmianie​.

Niejasności w opisach kodów

Kolejnym problemem jest niejednoznaczność niektórych opisów kodów PKD, co może utrudniać właściwy wybór. W opisach kodów mogą występować ogólne terminy, które nie w pełni odzwierciedlają specyfikę prowadzonej działalności.

Zmiany w zakresie działalności

Przedsiębiorcy często rozszerzają lub zmieniają zakres swojej działalności, co może wymagać aktualizacji kodów PKD. Niestety, nie wszyscy są świadomi, że takie zmiany powinny być na bieżąco odzwierciedlane w rejestrze CEIDG i na stronie internetowej centralnej ewidencji. 

Aktualizacja danych PKD w działalności gospodarczej

Aktualizacja kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) jest istotnym procesem, który pozwala na utrzymanie zgodności danych przedsiębiorstwa z faktycznym zakresem jego działalności. W miarę rozwoju firmy, jej profil działalności może ulec zmianie, co może wymagać aktualizacji kodów w odpowiednich rejestrach. Proces ten jest ważny zarówno z punktu widzenia formalno-prawnego, jak i operacyjnego przedsiębiorstwa. I to jest niezależne od tego, czy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, czy większe przedsiębiorstwo. 

Kiedy należy dokonać aktualizacji?

Aktualizacja kodów powinna być przeprowadzana w sytuacjach, gdy:

• Firma rozszerza swoją działalność o nowe obszary, które nie są objęte dotychczasowymi kodami PKD.

• Firma zmienia główny profil swojej działalności na inny, co wymaga zmiany przeważającego kodu PKD.

• Doszło do błędu przy pierwotnym wyborze kodów PKD, i konieczne jest ich skorygowanie w celu odzwierciedlenia rzeczywistej działalności gospodarczej.

• Zalecane jest także nie rejestrowanie kodów “na zapas”, gdyż może się np, wiązać z częściej przeprowadzanymi kontrolami przez urzędy, które w danym roku “biorą pod oko” jedną z branż. 

Jak dokonać aktualizacji?

Proces aktualizacji kodów zależy od formy prawnej przedsiębiorstwa:

• Dla jednoosobowych działalności gospodarczych zarejestrowanych w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) aktualizację można przeprowadzić elektronicznie, poprzez wypełnienie i przesłanie stosownego formularza za pośrednictwem platformy CEIDG. Proces ten jest bezpłatny i może być wykonany samodzielnie przez przedsiębiorcę.

• Dla spółek handlowych (np. sp. z o.o., S.A.) zmiana kodów PKD wymaga aktualizacji danych w KRS (Krajowego Rejestru Sądowego). W tym przypadku konieczne może być złożenie odpowiednich dokumentów w sądzie rejestrowym, co może wiązać się z opłatami sądowymi.

Dlaczego aktualizacja jest ważna?

Prawidłowe i aktualne kody PKD są ważne z kilku powodów:

• Zgodność z prawem: zapewniają one zgodność działalności przedsiębiorstwa z obowiązującymi przepisami, unikając ewentualnych problemów prawnych, jakie może nam wyrządzić administracja publiczna.

• Obowiązki podatkowe: mogą wpływać na obowiązki podatkowe przedsiębiorstwa oraz jego prawa do korzystania z określonych ulg lub preferencji podatkowych.

• Wizerunek firmy: właściwe kody PKD są także ważne dla wizerunku firmy, jej wiarygodności i transparentności działalności wobec kontrahentów, instytucji finansowych i innych podmiotów zewnętrznych.