Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa? Wszystko, co musisz wiedzieć

Poniższy tekst "kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa?" ma na celu rozwianie wszelkich wątpliwości na ten temat. Omówimy kto i kiedy ma obowiązek jej posiadania oraz jakie przepisy go regulują. Wszystko w prosty i przystępny sposób, aby każdy przedsiębiorca mógł z łatwością zrozumieć i zastosować te zasady w praktyce.

Czym jest kasa fiskalna?

Może to wydawać się banalnym pytaniem, jednak nie każda kasa wygląda tak samo. Przybysze z innych krajów czasem dziwią się słysząc słowo “kasa fiskalna”, gdyż w niektórych krajach nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za jej pomocą. Kasa w tych krajach jest prostym ułatwieniem rejestrowania sprzedaży i monitoringu całego procesu. Nie ma to powiązania z kwestią obserwowania handlu przez urząd skarbowy. 

W Polsce jednak występuje przydomek “fiskalna” i jest to samodzielne urządzenie, które umożliwia nie tylko ewidencję i drukowanie paragonów, ale również obsługę sprzedaży. Kasa fiskalna posiada własny interfejs użytkownika, który umożliwia wprowadzanie danych o transakcji bezpośrednio do urządzenia. Jest to rozwiązanie często wykorzystywane w małych i średnich punktach sprzedaży, takich jak sklepy, kawiarnie, czy punkty usługowe. Nierzadko jednak równie stanowi duże ułatwienie w sprzedaży wysyłkowej. Tam jednak lepiej mogą sprawdzić się drukarki fiskalne. 

 W innych krajach, przy zastosowaniu kas rejestrujących, można ograniczyć koszty rachunkowości i księgowości. I nie musi się to wiązać w żadnej sposób z urzędem skarbowym. 

Kasa a drukarka fiskalna

Wspomnijmy jeszcze o drobnym udoskonaleniu kasy, a mianowicie drukarce fiskalnej. 

Drukarka fiskalna i kasa fiskalna pełnią podobną funkcję, czyli ewidencję sprzedaży oraz drukowanie paragonów lub faktur dla klientów. Różnica między nimi polega jednak na ich funkcjonalności i sposobie działania. Drukarka fiskalna jest urządzeniem, które służy wyłącznie do drukowania paragonów lub faktur. Nie posiada ona własnego interfejsu użytkownika i musi być połączona z zewnętrznym systemem sprzedaży, takim jak komputer z oprogramowaniem do obsługi sprzedaży. Jest często stosowana w dużych punktach sprzedaży lub sieciach sklepów, gdzie system sprzedaży jest zintegrowany z innymi systemami zarządzania, takimi jak system zarządzania magazynem czy księgowością.

Kiedy jest. a kiedy nie ma potrzeby posiadania kasy fiskalnej?

Zamiast zadać pytanie - kiedy jest obowiązek posiadania kasy fiskalnej - przyjrzyjmy się zwolnieniom, które pozwalają na uniknięcie obowiązku posiadania kasy fiskalnej, mimo prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Prawo do zwolnienia z korzystania z kasy fiskalnej przysługuje przedsiębiorcom:

• którzy w ciągu roku nie osiągnęli obrotu przekraczającego 20 tys. zł na rzecz klientów indywidualnych,

• którzy rozpoczęli działalność gospodarczą w ciągu roku - są zwolnieni z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej do osiągnięcia obrotu w wysokości 20 tys. zł. Limit ten jest ustalany proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.

Jeżeli limit zostanie przekroczony, niektórzy przedsiębiorcy mogą nadal skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Dotyczy to m.in:

• sprzedaży towarów z dostawą pocztą lub przesyłką kurierską, pod warunkiem, że całość zapłaty za wykonaną usługę została dokonana za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,

• świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, pod warunkiem, że całość zapłaty za wykonaną usługę została dokonana za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,

• usług finansowych i ubezpieczeniowych,

• usług telekomunikacyjnych,

• usług edukacyjnych (z wyłączeniem usług pozaszkolnej edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych, a także usług świadczonych przez szkoły tańca i instruktorów tańca).

Urządzenie rejestrujące muszą mieć przedsiębiorcy, którzy zajmują się: przewozem pasażerskim w komunikacji samochodowej, przewozem taksówkami, zakresem doradztwa podatkowego, naprawą motorowerów i pojazdów silnikowych oraz wulkanizacją, a takie stacjonarne placówki gastronomiczne. 

Przedsiębiorcy mogą również skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej, która wynosi 90% jej wartości netto, ale nie więcej niż 700 zł.

Zalety z posiadania kasy

Poza obowiązkami z posiadania kasy fiskalnej, wiąże się ona jednak z wieloma zaletami. Jet to urządzenie, które powoduje automatyzację procesu sprzedażowego. Zarówno dla właściciela firmy, jak i pracowników. Umówmy się, bardziej dla pracowników. 

1. Zwiększenie zaufania klientów: wystawianie paragonów sprawia, że firma wydaje się bardziej wiarygodna i profesjonalne. Musisz zawsze wystawić rachunek za sprzedaż produktów, które sprzedajesz. 

2. Uproszczenie ewidencji finansowej: automatycznie rejestruje ona wszystkie transakcje, co ułatwia prowadzenie sprzedaży i pomaga w kontrolowaniu przychodów firmy.

3. Ochrona przed oszustwami: zabezpiecza przed nieuczciwymi pracownikami, którzy mogliby próbować ukrywać transakcje czy przywłaszczać pieniądze z firmy.

4. Oszczędność czasu: automatyczne rejestrowanie transakcji i tworzenie raportów sprzedaży pozwala na zaoszczędzenie czasu, który inaczej musiałby być poświęcony na ręczne prowadzenie ewidencji.

5. Zwiększenie konkurencyjności: firmy, które używają kas fiskalnych, mogą być postrzegane jako bardziej profesjonalne i nowoczesne, co może przyciągnąć więcej klientów.

6. Możliwość udziału w programach lojalnościowych: niektóre programy lojalnościowe wymagają od przedsiębiorców wystawiania paragonów fiskalnych, które są niezbędne do zbierania punktów przez klientów.

7. Łatwiejsze prowadzenie analiz i prognoz: dzięki automatycznemu rejestrowaniu danych sprzedaży, przedsiębiorcy mogą łatwiej analizować trendy i tworzyć prognozy dotyczące przyszłego obrotu.

8. Ułatwienie zwrotów i reklamacji: paragony fiskalne stanowią oficjalny dowód zakupu, co ułatwia klientom dokonywanie zwrotów lub reklamacji.

   Przykładowe koszty utrzymywania kasy fiskalnej

   
   

   Przyjrzeliśmy się stołecznym firmom oferującej usługi opieki nad naszą kasą. Poniższy wyciąg stanowi uśrednione koszty, tak by dać wizję orientacyjnych cen. 

   • 250 zł – kontrola techniczna jest wymagana przepisami co 24 miesiące. 

   • 200 zł – stawka za rozpoczętą godzinę pracy serwisanta (naprawa, programowanie bazy PLU itp.). 

   • 150 zł – proces fiskalizacji kasy online.

   • 150 zł – integracja terminala do płatności z kasą fiskalną.

   • 100-200 zł – szkolenie obsługi kasy fiskalnej dla sprzedawcy.

   • 390 zł – przygotowanie raportu rozliczeniowego (tzw. odczyt kasy fiskalnej – wyrejestrowanie kasy fiskalnej) wraz z przygotowaniem dokumentacji niezbędnej do wyrejestrowania kasy w Urzędzie Skarbowym oraz przekazaniem jej do utylizacji.

Kto może mieć dofinansowanie?

Ulga, która pokrywa 90% netto ceny kasy, ale nie przekracza 700 zł, jest dostępna tylko dla tych, którzy zakupili kasę fiskalną online.

Jeżeli jako przedsiębiorca kupisz taką kasę i zaczniesz z niej korzystać w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży, możesz ubiegać się o ulgę. Obejmuje to zarówno tych, którzy są zobowiązani do rozliczania VAT (aktywni podatnicy VAT), jak i tych, którzy są z tego zwolnieni (pasywni podatnicy VAT).

Kwalifikujesz się do ulgi, jeśli:

• Twoja firma musi ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej i rozpocząłeś taką ewidencję na kasie online,

• Twoja firma nie ma wymogu ewidencjonowania sprzedaży i do tej pory nie korzystałaś z kasy fiskalnej, ale zdecydowałeś się na prowadzenie takiej ewidencji za pomocą kasy online.

Co, jak kasa się zepsuje?

W sytuacji, gdy kasa fiskalna ulegnie awarii, trzeba ten fakt zgłosić specjaliście. Jeśli posiadasz kasę zapasową, możesz ją użyć do kontynuacji rejestracji sprzedaży. Ważne jest, aby kasa rezerwowa była zgodna z tymi samymi standardami co główna, a wydawane paragony zawierały wszystkie wymagane dane. W razie braku kasy rezerwowej, sprzedaż podczas awarii głównej kasy jest niemożliwa.

Jak zlikwidować kasę fiskalną?

Jeżeli zajdzie konieczność likwidacji kasy fiskalnej, nie wystarczy jej po prostu do kosza. Istnieje konieczność przeprowadzenia pełnego procesu likwidacji kasy przez firmę, która posiada uprawnienia do jej likwidacji. 

W praktyce sprowadza się to do zgłoszeniu się do właściwej firmy, dokonaniu opłaty i wizycie pracownika, który wystawia dokument likwidacji , a następnie fizycznego uszkodzenia urządzenia, które nie może być ponownie użyte do rejestrowania sprzedaży towarów.