Dokumentowanie wydatków bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością gospodarczą powinno odbywać się zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. Jeżeli natomiast zasady rachunkowości zostaną naruszone, podatnik zostanie zobligowany za pośrednictwem innych dostępnych środków udowodnić organom podatkowym fakt poniesienia określonego wydatku.
Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dany wydatek zostanie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, gdy będzie związany z prowadzoną działalnością gospodarczą a poniesienie jego będzie zmierzać do osiągnięcia przychodów (Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie, sygn. 1471/DPD1/423/71/05/MK). Zaś w myśl art. 9 ust. 1 wyżej wymienionej ustawy, podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami (ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.), w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
Według art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej. Zgodnie z niektórymi orzeczeniami Naczelnego Sądu Administracyjnego, uchybienie przepisom o rachunkowości nie odbiera podatnikowi możliwości wykazania, że sporne wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów, zaś uchybienia formalne nie zwalniają organu podatkowego od wyjaśnienia, czy wydatek miał miejsce (wyrok z 12 czerwca 2003 r., sygn. I SA/Łd 332/02).
W orzecznictwie sądowy pojawiają się również inne zapatrywania w tej kwestii. Nieudokumentowanie wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad prowadzenia rachunkowości, stanowi wyraźne naruszenie art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co pozbawia możliwości uznania tego typu wydatków za koszty uzyskania przychodów (wyrok NSA z dnia 14 września 2000 r., sygn. SA/Sz 1435/99).
Wobec powyższego, istnieje konieczność dokładnego dokumentowania operacji gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości. Takie rozwiązania chronią bowiem podatników przed konfliktem z organami podatkowymi.
AJ
Na podstawie: Europejskie Centrum Doradztwa i Dokumentacji Podatkowej sp. z o. o
"Jak dokumentować koszty przychodu"
