W jaki sposób użycie podpisu elektronicznego może usprawnić obieg dokumentów?

Wyobraź sobie taką sytuację – masz zatwierdzić bardzo ważny dokument, w ramach dużej firmy. Wymaga to podpisów księgowego, prawnika, dyrektora finansowego i dyrektora generalnego. Powinieneś zatem wędrować z papierową wersją dokumentu do każdej z tych osób, aby uzyskać ich podpisy. Albo inna sytuacja: jako osoba prywatna kupiłeś działkę – musisz uporać się z formalnościami, które mogą potrwać nawet miesiąc. Korzystając z e-podpisu możesz podpisać wszystkie konieczne dokumenty nie wychodząc z biura.

Jeżeli regularnie komunikujesz się z instytucjami państwowymi, w bardzo krótkim czasie odczujesz ekonomiczne korzyści ze stosowania e-podpisu. Zaoszczędzisz pieniądze, które poprzednio wydawałeś na drukowanie, wysyłanie dokumentów pocztą albo kurierem.

Obieg dokumentów w firmie

Duże i dynamicznie rozwijające się podmioty biznesowe zdążyły już oszacować wartość systemów zarządzania dokumentami. Wykonują one większość codziennej pracy związanej z obsługą dokumentów i wykorzystywane są przez wszystkie jednostki strukturalne. Procedury stają się przejrzystsze, prostsze i uporządkowane. Taki system można porównać do elektronicznej aktówki, w której dokumenty są przechowywane. Możemy śledzić proces ich tworzenia, poprawek i nanoszenia komentarzy. W małych i średnich firmach system zarządzania dokumentami pomaga zorganizować i usprawnić pracę. Pracownicy nie muszą tracić czasu na chodzenie od gabinetu do gabinetu ze stertą dokumentów do podpisu, a realizacja kontraktów i zatwierdzanie budżetu odbywa się bardzo szybko. Więcej energii pracownicy mogą poświęcić na wypełnianie zadań, za które bezpośrednio odpowiadają. Powinieneś pomyśleć o wdrożeniu systemu zarządzania dokumentami w momencie, gdy administracja staje się zbyt skomplikowana, pochłania wiele czasu i środków oraz kiedy zaczynasz tracić kontrolę i pojawia się chaos. A nawet wówczas, kiedy chcesz, aby codzienna praca była po prostu bardziej wydajna.

Szybkość, wygoda, bezpieczeństwo

Są to podstawowe zalety płynące z używania e-podpisu i systemu do zarządzania dokumentami. Dokumenty podpisane elektronicznie mają moc prawną, zatem istotną kwestią jest bezpieczeństwo – jak unikać fałszerstw i jak mieć pewność, że podpis na dokumencie jest autentyczny? Do identyfikacji dokumentu, operując tylko w świecie elektronicznym, wystarczy chip e-podpisu. Chip jest chroniony kodem PIN i jeżeli właściciel sam nie ujawnił nikomu poufnych informacji, nie ma żadnego ryzyka fałszerstwa. Podpis elektroniczny zawiera imię i nazwisko osoby oraz osobisty kod, który jest widoczny dla każdego, kto otrzymuje dokument. Poza tym, jeśli masz w swojej firmie system do zarządzania dokumentami, możesz śledzić proces tworzenia dokumentu. Z punktu widzenia bezpieczeństwa, system pozwala kontrolować wykonywanie zadań powierzonych pracownikom, obieg pracy oraz chroni przed utratą ważnych informacji. Ponadto możesz znacznie wygodniej organizować zarządzanie personelem – łatwiej na przykład dostarczyć niezbędną wiedzę nowym pracownikom i wdrożyć ich do pracy.

Możliwości zastosowania wzrosną

Jeszcze nie tak dawno, telefony przenośne i komputery osobiste były dla większości społeczeństwa nieznanymi technologiami. Powinniśmy przywyknąć do nowości i zrozumieć płynące z nich korzyści. Ważne jest nie tylko wdrożenie, ale rozległość zastosowania. Doświadczenie naszego sąsiada – Litwy, dobrze to pokazuje: liczba użytkowników e-podpisu jest stosunkowo niewielka (głównie instytucje państwowe i wielkie podmioty biznesowe). Podpis elektroniczny nie stał się koniecznością, ponieważ nie ma powszechnej motywacji, a formalności wymagają bardzo często ręcznie podpisanych dokumentów. Pozytywnym przykładem jest Państwowa Inspekcja Podatkowa – 46 proc. podatników skorzystało z możliwości elektronicznego zeznania podatkowego i ten fakt, w mojej opinii pokazuje, że większa część społeczeństwa jest gotowa do skorzystania z możliwości, jakie oferuje podpis elektroniczny. W Estonii pierwszy dokument został podpisany elektronicznie w 2002 r. w sektorze info-technologii. Obecnie funkcjonuje około 1 mln kart ID, z czego aktywnie używanych jest 800 tys. Estończycy używają ich bardzo często – karty ID, poza podpisywaniem dokumentów służą także jako bilety w środkach transportu. Elektronicznie przesyłane są także deklaracje o dochodach.

Prognozy

Zainteresowanie podpisem elektronicznym i jego integracją z systemami zarządzania dokumentami jest bardzo wysokie szczególnie ze strony firm. W wielu miejscach na Litwie odbyły się seminaria poświęcone tym zagadnieniom. Sądzę, że w ciągu kilku najbliższych lat użycie i możliwości związane z e-podpisem wzrosną do tego stopnia, że stanie się on powszechnie używany. Możemy oczekiwać, że e-podpis będzie wbudowany w jeden chip razem z prawem jazdy, kartą ID, kartą bankową i ubezpieczeniową, a nawet kartą SIM z telefonu komórkowego.

Viktors Oškukovos

Autor jest reprezentantem firmy DocLogix na Litwie oraz szefem działu Zarządzania Dokumentami, Lattelecom Technology
Źródło:

Newsletter Bankier.pl

Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Jeszcze nikt nie skomentował tego artykułu - Twój komentarz może być pierwszy.

Nowy komentarz

Anuluj
Polecane
Najnowsze
Popularne