Potwierdzenie zamówienia, podpisanie protokołu wykonania usługi, umowy, porozumienia czy rachunku – ilość dokumentów, które wymagają odręcznego podpisu jest ogromna nawet w małych i średnich firmach. Sytuacje, w których konieczny jest odręczny podpis na dokumencie, są tak zróżnicowane, jak zróżnicowany jest sam sektor małych i średnich przedsiębiorstw.
Oprócz kosztów związanych z drukowaniem tych wszystkich dokumentów, również archiwizowanie ich może być bardzo trudne ze względu na ograniczoną ilość miejsca.
Podpisy elektroniczne – 4 proste kroki
Urządzenie sign&save firmy Wacom jest pierwszym narzędziem do elektronicznych podpisów skierowanym do małych i średnich przedsiębiorstw, które pragną zarządzać swoimi dokumentami bardziej efektywnie. sign&save to łatwe w obsłudze urządzenie typu plug & play (umożliwiające pracę z komputera z tabletem zaraz po jego podłączeniu), składające się z tabletu do podpisów Wacom STU oraz specjalnie w tym celu stworzonego oprogramowania Wacom sign I pro PDF.
Korzystanie z sign&save można opisać 4 prostymi krokami:
1. Zainstaluj oprogramowanie,
2. Podłącz tablet do komputera,
3. Utwórz plik PDF i podpisz na tablecie,
4. Tworzenie podpisu elektronicznego nigdy nie było tak proste.
Produkt jest dostępny w dwóch różnych wersjach, do użytku stacjonarnego lub mobilnego. Tablet LCD do podpisów STU-500, będący elementem sign&save jest doskonałym narzędziem do punktów obsługi klienta i punktów sprzedaży. sign&save I mobile, przeznaczony dla osób pracujących w ruchu, to mniejsze i poręczniejsze tablety LCD do podpisów STU-300 wraz z oprogramowaniem Wacom sign I pro PDF.
Podpisy elektroniczne – obszary zastosowania
 | Konkurs Kobieta Biznesu: wygraj urządzenie sign&save |
Dążenie do obniżenia kosztów operacyjnych, zwiększenia wydajności i oszczędności w zakresie produkcji, archiwizowania i transportu formularzy uczyniły rozwiązanie firmy Wacom popularnym wśród niezależnych firm usługowych, sklepów i freelancerów, którzy wykorzystują je do podpisywania następujących dokumentów:
Potwierdzenie zamówienia: warsztaty samochodowe otrzymują potwierdzenie zamówienia od klientów w formie odręcznie podpisanego dokumentu. Odbierając samochód lub inne urządzenie, klient ponownie musi złożyć podpis, aby potwierdzić prawidłowe wykonanie usługi naprawy i zaakceptować koszty. Brak urządzenia sign&save oznacza konieczność drukowania, archiwizowania, a także niekiedy poszukiwania zawieruszonego oryginału dokumentu. Z użyciem omawianego urządzenia proces staje się o wiele łatwiejszy: cały dokument jest przechowywany w formie elektronicznej i dostępny z dowolnego miejsca w firmie. Drukowanie jest potrzebne tylko wtedy, gdy klient życzy sobie kopię. Szczególnie w segmencie napraw, gdzie swoisty nieład jest naturalnym elementem otoczenia, takie rozwiązanie pomaga utrzymać dokumenty czyste i czytelne. W zależności od wielkości warsztatu, można łatwo oszczędzić dziennie około 40 dokumentów.
Umowa najmu: Codziennie wynajmuje się wiele rzeczy takich jak samochody, sprzęt sportowy, przemysłowy czy też maszyny. Na wszystkich tych umowach wymagany jest co najmniej jeden podpis klienta. Ponadto firma wypożyczająca musi potwierdzić, że produkt został zwrócony w dobrym stanie. Szczególnie przy wynajmie sprzętu sportowego, takiego jak rowery czy narty, druk umowy jest bardzo niepraktyczny, gdyż klient musi go wozić ze sobą przez cały czas. Wprowadzenie sign&save w przypadku umów najmu oznacza redukcję wykorzystywanego w wypożyczalniach papieru i znaczne usprawnienie procesu. Drukowanie i przechowywanie papieru do momentu zwrotu danego produktu nie jest już konieczne, co oszczędza nie tylko czas i pieniądze (w zależności od firmy, może ona zaoszczędzić nawet do 50 dokumentów dziennie), lecz także przestrzeń potrzebną do archiwizacji.
Protokół usługi: Wykonanie wielu usług i dostaw wymaga potwierdzenia. Zamiast roznosić różne dokumenty niezbędne pracownikom serwisu czy wykonawcom, wystarczy ich wyposażyć w laptop i omawiane urządzenie. Często klient nawet nie jest zainteresowany uzyskaniem wydrukowanego paragonu. Dla pracowników serwisu takie rozwiązanie jest znacznie bardziej wydajne i efektywne. Mogą oni zapisać wszystko cyfrowo zamiast nosić ze sobą sterty papieru, przechowywać je w samochodzie i odwozić do swojej firmy w celu późniejszego wykorzystania.
Podpisy elektroniczne – zwrot z inwestycji
Niezależnie od scenariusza wykorzystania, sign&save oraz sign&save I mobile gwarantują szybki zwrot z inwestycji (ROI) – do podłączenia tabletu potrzebny jest im jedynie komputer, nie ma konieczności instalowania specjalistycznego oprogramowania. W zależności od liczby dokumentów podpisywanych każdego dnia, zwrot z inwestycji jest zazwyczaj zagwarantowany w niecały rok. Aby indywidualnie obliczyć ten czas, użytkownicy mogą skorzystać z kalkulatora ROI na stronie internetowej firmy Wacom. Mogą wprowadzać tam swoje specyficzne wymagania i natychmiast zobaczyć, za jaki czas inwestycja się zwróci.
*Firma Wacom jest liderem rynku w dziedzinie integracji rozwiązań do tworzenia podpisów z systemami zarządzania dokumentami instytucji rządowych, wiodących banków i przedsiębiorstw w całej Europie. Firma tylko w ciągu ostatnich 9 miesięcy sprzedała już ponad 100.000 tabletów do podpisów, wliczając w to takich klientów jak Görtz, Alior Bank, IKEA, O2, T-Mobile czy sieć hoteli Hilton. „Transfer naszej technologii i wiedzy do sektora małych i średnich przedsiębiorstw był naturalnym krokiem, gdyż mniejsze firmy mają do czynienia z dokładnie takimi samymi problemami w swoich firmach. Dzięki sign&save firma Wacom umożliwia czerpanie korzyści z cyfrowej płynności pracy również mniejszych firmom.” – wyjaśnia Peter Sommer, General Business Development Manager w firmie Wacom Europe.
