Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie całej dokumentacji pracowniczej obejmującej stosunek pracy. Akta przechowuje się przez 50 lat - podaje "Gazeta Prawna".
Powyższy termin biegnie od dnia wygaśnięcia stosunku pracy (dokumentacja osobowa) oraz od dnia wytworzenia (dokumentacja płacowa). Decyduje o tym art. 51 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2002 r. nr 171, poz. 1396 z późn. zm.).
Poszczególne części akt osobowych (A, B, C) muszą być poukładane chronologicznie, aby układ dokumentów odzwierciedlał przebieg zatrudnienia. Każdemu z nich należy nadać kolejny numer strony.
Co się tyczy karty ewidencji czasu pracy, należy ją sporządzić w oparciu o listę obecności pracownika, stanowiącą o faktycznym czas pozostawania w pracy. Pracownicy nie mogą więc samodzielnie wpisywać do odpowiednich rubryk godzin pracy - obowiązek ten leży po stronie pracodawcy.
Warto wiedzieć, że akt nie uzupełnia się o kopie zgłoszeń do ubezpieczenia lub wykazy zwolnień lekarskich, ponieważ przepisy nie stanowią o takiej konieczności. Zwolnienia lekarskie należy zatem dołączyć do ewidencji czasu pracy, prowadzonej indywidualnie dla każdego pracownika. Należy w niej zawrzeć urlopy, zwolnienia i pozostałe nieobecności.
PS
Na podstawie: Gazeta Prawna
Ewa Wronikowska, "Jak prowadzić dokumentację pracowniczą"
