Faktury elektroniczne – za czy przeciw?

Drogi Czytelniku!

Kilka dni temu odwiedził mnie znajomy, który jest księgowym w średniej wielkości firmie. Dyskutując na tematy związane z pracą zawodową, zgodnie stwierdziliśmy, że w dzisiejszych czasach prowadzenie księgowości to bardzo pracochłonne zajęcie. Zakres czynności, jakie musi wykonywać przeciętny księgowy, jest ogromny. Wielu z nas (jako rozliczających podatki) nie raz zastanawiało się nad tym, czy jest jakiś prosty sposób, aby rozliczanie podatków uczynić łatwiejszym? Z pewnością takich sposobów znalazłoby się kilka. Czy jednak takim uproszczeniem jest „lansowana” swego czasu przez Ministerstwo Finansów możliwość wystawiania e-faktur?

ZA

Jeśli rozliczasz VAT, to z pewnością Twoja firma wystawia i otrzymuje dużą liczbę faktur. Wiesz doskonale, że poprawny obieg tych dokumentów jest niezwykle istotny dla Twojej firmy. Dlatego też dużą pokusą dla każdego księgowego jest skorzystanie z możliwości przesyłania (i otrzymywania) faktur drogą elektroniczną. Pamiętaj, że nie chodzi tutaj o faktury przesyłane zwykłym e-mailem! Takie faktury nie są fakturami elektronicznymi w rozumieniu ustawy o VAT. Poprawne wystawienie i przesłanie e-faktury powinno być opatrzone podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, albo dokonywane przez wymianę danych elektronicznych (w tzw. systemie EDI).

Oznacza to, że abyś mógł wystawiać i przesyłać (a także przechowywać) faktury w formie elektronicznej – musisz spełnić wiele warunków. W szczególności Twoja firma musi mieć możliwość posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Ten bezpieczny podpis elektroniczny gwarantuje autentyczność pochodzenia e-faktury, a także zapewnia integralność jej treści. Nie wdając się jednak w szczegóły techniczne (to robota dla informatyków), powiem Ci tylko, że koszt zakupu zestawu do składania bezpiecznego e-podpisu (umożliwiającego wystawianie e-faktur) wynosi od ok. 500 zł wzwyż. Dodatkowym kosztem związanym z e-podpisem jest opłata roczna za odnowienie certyfikatu, która wynosi około 200 zł.

Ponosząc wydatki na urządzenie do składania e-podpisu (ewentualnie korzystając z systemu EDI) i stosując e-faktury, z pewnością poprawisz i usprawnisz obieg dokumentów (i danych), a także wyeliminujesz (często wielokrotne) ręczne wprowadzanie danych do systemu (co z kolei może ograniczyć Twoje koszty działalności). Jeśli Twoja firma wystawia znaczną liczbę faktur, to nie możesz zapominać także o takich „mało znaczących” kosztach jak papier, tusz do drukarek czy przesyłka pocztowa. Może się więc okazać, że na e-fakturach rzeczywiście sporo możesz zaoszczędzić.

PRZECIW

Musisz jednak pamiętać, że podatkowa rzeczywistość dotycząca e-faktur nie jest aż tak kolorowa – a to za sprawą niejasnych przepisów. To właśnie przez to wielu podatników wciąż nie decyduje się na skorzystanie z e-faktur w obawie o błąd. Przykładowo, przepisy nie precyzują, jak powinna wyglądać e-faktura. Fiskus najczęściej uznaje, że powinna ona zawierać te same informacje co faktura papierowa – w tym oznaczenia „oryginał” i „kopia” oraz określenie daty otrzymania e-faktury. Zauważ, że w przypadku e-faktur wystawiany jest tylko jeden „egzemplarz” faktury, trudno jest więc wprowadzić oznaczenia „oryginał” i „kopia” (ponadto wszelka ingerencja w treść faktury może skutkować uznaniem ją za nierzetelną). Jeżeli więc e-faktura nie spełnia tych samych wymogów co faktura papierowa, to fiskus często uznaje, że podatnik nie ma prawa odliczyć VAT z takiej faktury. Mało tego, wystawcy faktury grożą sankcje karne skarbowe za taką wadliwie wystawioną fakturę! Jeśli chcesz wiedzieć, jak ustrzec się sankcji w VAT, zamów na bezpłatny 30-dniowy test mój poradnik „VAT w praktyce”. Oczywiście wątpliwości związanych z e-fakturami jest dużo, dużo więcej!

Jak więc widzisz, sama możliwość wystawiania e-faktur jest kusząca, ponieważ może rzeczywiście usprawnić Twoją pracę, a także obniżyć koszty działalności Twojej firmy. Może ona jednak być źródłem sporów z fiskusem, o co na dzień dzisiejszy w kontekście pojawiających się wątpliwości interpretacyjnych nie trudno. Dlatego też decyzję o skorzystaniu z tego nowoczesnego (bądź co bądź) narzędzia powinieneś dokładnie przemyśleć. Być może (mimo wszystko) opłaci Ci się je zastosować. Decyzja jednak należy do Ciebie.

Rafał Kuciński
redaktor poradnika
"Vat w praktyce"
Źródło:

Newsletter Bankier.pl

Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
0 0 ~gość

Trzeba było prawie trzech lat, żeby e-faktury się upowszechniły na tyle, żeby małe firmy też mogły z tego dobrodziejstwa korzystać. Ja fakturę w formie elektronicznej mam już z Tepsy, czy Neste i dalej rozglądam się po rynku, żeby tylko usprawnić sobie robotę. Pozdrawiam

! Odpowiedz
0 0 ~jsr

znowu cos sie usprawnia, ale co ma zrobić ten mały przedsiębiorca czy to wystawiający czy to kupujący za posrednictwem faktur VAT ! jak zawsze lansuje sie coś co jest do końca nie przygotowane i nie sprawdzone ! . Elektroniczne faktury będą dla niezbyt dużej ilości transakcji według mnie - tylko między dużymi firmami ! Także dla przeciętnej firmy to bedzie wiecej utrudnień niż udogodnień i te oszczędności mogą okazać sie tylko wirtualne

Pokaż cały komentarz !
Polecane
Najnowsze
Popularne