Kilka dni temu prezydent Karol Nawrocki podpisał zmianę ustawy o VAT, która wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF), co oznacza, że od wejścia w życie nowych rozwiązań nie ma już odwrotu. Podpis pod ustawą jest, ale system wciąż budzi wiele obaw, głównie wśród przedsiębiorców. Ich niepokój budzi m.in. brak możliwości sprawdzenia nowego systemu w praktyce. Wciąż nie wiedzą, jak faktycznie będzie wyglądało wdrożenie KSeF.
- Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie – zwraca uwagę Anna Puka, dyrektor działu pre-sales consulting w firmie Webcon.
Wdrażanie KSeF: na szybko, na "łapu-capu"
Obawy związane z wejściem KSeF mają jednak nie tylko przedsiębiorcy wystawiający faktury. Niepokój i niepewność udzielają się również innym grupom zawodowym, które biorą udział w przygotowaniach do startu nowego systemu. W takiej sytuacji są dostawcy oprogramowania, które musi być zintegrowane z nowym systemem. Zgłosił się do nas programista pracujący dla jednego z polskich dostawców oprogramowania. Specjalista, który od początku pierwszej wersji KSeF pomagał firmom w integracji systemów i uczestniczył w konsultacjach nowej wersji systemu, nie ma wątpliwości – terminy są tak napięte, że wiele firm może nie zdążyć z wdrożeniem systemu przed jego startem.
– Obecnie jest problem z robieniem wszystkiego na szybko, na łapu-capu. Terminy są absurdalnie krótkie, a tymczasem kładzie się niesamowity nacisk na przedsiębiorców w kontekście wdrażania KSeF, co kończy się niezliczonymi pytaniami o szkolenia z oprogramowania. To wszystko skutecznie buduje narrację do przerzucania odpowiedzialności nie na twórców systemu po stronie Ministerstwa Finansów, ale na nas – programistów i dystrybutorów oprogramowania – mówi chcący zachować anonimowość programista pracujący dla jednego z polskich dostawców oprogramowania.
Krótkie terminy stawiają dostawców oprogramowania w trudnej sytuacji. Oni również późno dostaną dostęp do wersji testowej systemu.
– Dopiero 30 września wszyscy programiści będą mogli zweryfikować to, co stworzyli na podstawie suchej teorii. Zajmie kilkanaście dni, zanim dopracują swoje rozwiązania i dostosują je do rzeczywistego działania, a nie wyobrażenia powstałego wskutek czytania dokumentacji. Dopiero po tym wstępnym okresie będzie można zacząć wychwytywać błędy, niedociągnięcia lub niekonsekwencje działania po stronie API KSeFu – mówi nasz rozmówca.
Nowy system e-faktur: jest duże ryzyko, że firmy nie zdążą
Przewiduje, że „dopiero wówczas ruszy lawina pytań, propozycji, zgłoszeń i uwag do strony twórców rządowego projektu”.
– To następnie spowoduje konieczność - jestem o tym przekonany - kolejnych zmian, a także poprawy błędów. Nie oszukujmy się, jakiekolwiek testy wewnętrzne, które były, są lub będą prowadzone po stronie realizatorów projektu, nie będą w stanie uwzględnić tego, co pojawi się w momencie dopuszczenia wszystkich zainteresowanych integratorów – podkreśla programista.
Tym samym etap dopracowywania jego zdaniem może przeciągnąć się na okres miesiąca lub dwóch.
– A to przecież nie koniec, bo nowe rozwiązanie w postaci certyfikatów ma pojawić się dopiero w listopadzie. To znów będzie wymagało testów, dopracowania i przede wszystkim zrozumienia działania przyjętych rozwiązań. Pozostają zatem grudzień i styczeń – bardzo krótkie pod względem liczby dni roboczych – na to, aby wydać odpowiednie wersje programowania i dokonać aktualizacji u przedsiębiorców – mówi programista.
Bardzo mało czasu na szkolenia z KSeF
Kolejnym etapem ma być rozpoczęcie szkoleń dla odbiorców swojego oprogramowania.
– Liczne szkolenia planowane przez MF i KAS tylko w małym stopniu dadzą wiedzę będącą fundamentem do szkoleń, które będą potrzebne dla przedsiębiorców korzystających z oprogramowania firm trzecich – podkreśla.
Jego zdaniem deweloperzy będą mieli około dwóch miesięcy, aby przekazać nową wiedzę o systemie tysiącom przedsiębiorców. To bardzo mało czasu. Istnieje więc realna groźba, że firmy nie zdążą odpowiednio się przygotować przed startem systemu, który nastąpi 1 lutego.
– Bardzo bym chciał uświadomić przedsiębiorców, użytkowników systemu, z jakimi problemami przyszło mierzyć się branży informatycznej i dostawcom ich oprogramowania. Pośrednio w ten sposób chciałbym też zwrócić uwagę na problem terminów, jakie zafundowało nam wszystkim Ministerstwo Finansów – konkluduje nasz rozmówca.
Kogo i kiedy obejmie KSeF
Przypomnijmy: termin obowiązkowego dołączenia firmy do systemu jest uzależniony od wielkości sprzedaży. Przedsiębiorstwa ze sprzedażą przekraczającą w 2024 r. 200 mln zł (według szacunków chodzi o ok. 5 tys. podmiotów) będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 r.
Natomiast wszystkie pozostałe firmy zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur za pomocą KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Dla mikrofirm przewidziany został okres przejściowy – od kwietnia do grudnia 2026 r. nie będą one miały obowiązku wystawiania e-faktur, jeśli ich miesięczny obrót wynosi mniej niż 10 tys. zł brutto.
Co ważne, powyższe terminy dotyczą wystawiania faktur. Natomiast obowiązek ich odbierania przez KSeF wszystkie firmy w Polsce - niezależnie od wielkości - będą miały od 1 lutego 2026 r.