2005-03-02 06:50 Źródło: Fundusze Europejskie
Sukces projektu: Jak zwiększyć swoje szanse
W bieżącym numerze rozpoczynamy cykl artykułów, który może posłużyć jako przewodnik w pomyślnej realizacji kolejnego projektu. Cel cyklu jest prosty - nieść pomoc wszystkim zainteresowanym projektami finansowanymi z UE w osiągnięciu sukcesu.
Wielu ludzi w Polsce sądzi, że najważniejszym punktem realizacji projektu jest otrzymanie pieniędzy. Jednak nie ujmując niczego tej magicznej chwili sprawa sukcesu projektów jest bardziej złożona. Na sukces możemy spojrzeć w dwóch najważniejszych perspektywach:
Sukces projektu polega na osiągnięciu powodzenia w obu obszarach.
Jednym z najprostszych, a jednocześnie najskuteczniejszych sposobów realizacji projektów europejskich jest metoda sześciostopniowego zarządzania cyklem projektu (ZCP). Doświadczenia i wnioski z setek zrealizowanych projektów wskazały na dwa najsłabsze punkty w realizacji: brak dostatecznej konsultacji z uczestnikami i beneficjentami (w tym brak dogłębnego rozpoznania problemów, ich przyczyn i skutków), oraz brak dostatecznych informacji. Metodologia ZCP, którą będziemy także nazywać cyklem sukcesu projektu zapewnia, że decyzje są podejmowane na podstawie wyczerpujących konsultacji i analiz a cel projektu jest jasno określony i bierze pod uwagę trwałość korzyści dla beneficjentów.
Fazy Zarządzania Cyklem Projektu:
W obecnej, pierwszej części poradnika skupimy się na dwóch pierwszych fazach pracy nad projektem: planowaniu i identyfikacji projektu.
Jeśli mamy do czynienia z projektem po raz pierwszy, w fazie planowania powinniśmy zdobyć orientację na temat ogólnych zasad polityki unijnej w zakresie finansowania projektów oraz zapoznać się z główną dokumentacją, min:
Przeglądamy również dokumentacje konkursowe dotyczące konkretnych programów operacyjnych, zwracamy uwagę na priorytety oraz obszary, w których działają.
Ta wiedza będzie nam potrzebna w każdej z następnych faz, nie wszystkie potencjalne pomysły projektów mieszczą się w ramach określonych przez instytucje tworzące politykę unijną. Wczesne zapoznanie się z głównymi kierunkami polityki na poziomie ogólnym oraz wytycznymi dotyczącymi sektora, branży, obszaru naszych zainteresowań może oszczędzić nam później wiele czasu, pracy i pieniędzy.
Warto sobie uświadomić, że mówiąc kolokwialnie projekt piszemy „pod fundatora”, więc musimy dobrze orientować się w jego wymaganiach, aby otrzymać pieniądze.
W fazie planowania określamy problemy, ograniczenia i możliwości, które można objąć projektem. Źródeł, z których możemy czerpać wiedzę jest kilka. Proponuję ograniczyć się jednak do kilku, a do pozostałych podchodzić z dużą dozą ostrożności. Do tych pierwszych zaliczymy instytucje europejskie i ich przedstawicielstwa w Polsce, instytucje i organizacje zajmujące się pomocą we wdrażaniu projektów europejskich oraz specjalistyczne czasopisma. Pozostałe - większość popularnej prasy, niektóre publikacje biznesowe oraz oczywiście szeroko rozumiany Internet nie są najlepszymi źródłami wiarygodnej informacji, możemy tam natknąć się zarówno na nieścisłości i nieporozumienia jak i karygodne błędy. Wyjątkiem mogą być jedynie serwisy www poważnych instytucji opisanych powyżej.
Z doświadczenia wiem, że pomocne może być uczestnictwo w szkoleniu poświęconym podstawom realizacji projektów europejskich. Zdarza się, że firmy szkoleniowe i doradcze oferują możliwość szkolenia na miejscu w firmie (organizacji) klienta. To dobry i godny polecenia sposób na skrócenie czasu uczenia się. Jednak, tak jak poprzednio proponuję ograniczyć się do dobrych firm, poziom wielu, szczególnie powstałych po akcesji do UE pozostawia wiele do życzenia.
Faza planowania łączy się z kolejną fazą - identyfikacji. Faza identyfikacji projektu jest często w firmach czy jednostkach samorządowych pierwszą fazą pracy nad projektem. Inicjatorzy pomysłu słysząc o możliwości dofinansowania ze środków unijnych zbierają się i dyskutują o problemach, potrzebach i możliwościach. Jednak bez znajomości szerszego kontekstu polityki regulującej przyznawanie środków często w tej fazie tracimy mnóstwo czasu na rozważanie możliwości projektów, które w żaden sposób nie mogą zostać objęte unijnym finansowaniem. Dobra orientacja, osiągnięta w pierwszej fazie (planowania) od razu pozwala urealnić dyskusję: na co możemy otrzymać pieniądze a na co nie. Ale dyskusje o mało realnych projektach to niestety nie jedyny problem spotykany w tej fazie.
„Przydałaby się nam oczyszczalnia ścieków”. „Czy jest możliwość dofinansowania szkoleń naszej kadry kierowniczej?” „Zakup nowej linii technologicznej umożliwiłby nam eksport do Unii a nawet do Azji. Czy Unia nam da pieniądze?” W fazie identyfikacji możemy usłyszeć wiele podobnych wypowiedzi. Kolejnym problemem jest zakres wymagań. Tutaj z pomocą przychodzi wiedza z popularnych gazet i telewizji i ktoś z rozmówców ze szczęśliwym uśmiechem na twarzy oświadcza: „Musimy wypełnić wniosek!” Ten pomysł zazwyczaj uspokaja zgromadzonych i z poczuciem dobrze spełnionego obowiązku wybierają kogoś, kto zdobędzie druk wniosku a następnie go wypełni. Potem następują pełne napięcia tygodnie i wreszcie jest decyzja - odmowna. Wszyscy obecni dziwią się, dlaczego. Następuje poszukiwanie winnych, często pojawia się przekonanie, że „te pieniądze z Unii to jakieś oszustwo, pewnie rozdzielają je wśród swoich”. Nic bardziej błędnego, powód porażki jest niestety bardziej niż typowy: to pomylenie projektu z wnioskiem.
(Zdarza się, że z jednego projektu powstają dwa i więcej wniosków - do różnych funduszy. Dla przykładu projektem towarzyszącym projektowi infrastrukturalnemu (inwestycyjnemu) renowacji dworca kolejowego w turystycznej miejscowości wypoczynkowej może być typowo społeczny projekt podniesienia kwalifikacji pracowników w zakresie obsługi klienta oraz znajomości języków obcych. Warto zapamiętać, że praktycznie każdy projekt infrastrukturalny(inwestycyjny) ma swoją składową społeczną - i oczywiście tę wiedzę wykorzystać.)
W fazie identyfikacji dobrze jest przygotować kilka pomysłów, ponieważ jak pokazuje praktyka, często okazuje się, że niektóre stają się później uzupełnieniem jednego najważniejszego. Gdy realizując projekt inwestycyjny możemy uzupełnić go o rozwiązania typowe dla projektów społecznych.
W fazie tworzenia pomysłów może nam pomóc zorganizowanie warsztatu roboczego. Najprościej zabrać się do tego wyznaczając termin i powiadamiając wybrane osoby z kilkudniowym wyprzedzeniem. Dobrze jest poprosić, aby w nadchodzących dniach zainteresowały się problemami istniejącymi w organizacji (jednostce samorządowej, przedsiębiorstwie), które można by rozwiązać przy pomocy środków unijnych. Przykładów może być bardzo wiele - od zakupu oprogramowania (licencji), poprzez zakup sprzętu komputerowego, samochodów (np. dla działu sprzedaży, w gminie - dla straży pożarnej), maszyn, technologii, całych linii technologicznych, po kształcenie pracowników w ramach studiów podyplomowych i szkoleń.
Pomocne mogą być dwa pytania, na które staramy się znaleźć odpowiedź:
W przypadku organizacji samorządowej lub non - profit najważniejsze pytanie może brzmieć np. tak:
Podczas spotkania uczestnicy po kolei przedstawiają pomysły, dobrze jest, gdy w tej fazie w ogóle ich nie oceniamy ani nad nimi nie dyskutujemy - jedynie przyjmujemy do wiadomości. Celem pierwszego spotkania nie jest ocena zgłaszanych pomysłów, ale wygenerowanie kilku, może kilkunastu idei, uzyskanie szerszego obrazu sytuacji, problemów i możliwości oraz pobudzenie kreatywności.
Następnym krokiem będzie wstępne posortowanie pomysłów pod kątem ich atrakcyjności - wybieramy kilka najbardziej obiecujących, które poddamy głębszej analizie. Może ona polegać na konsultacjach z potencjalnymi beneficjentami projektów i jego udziałowcami, analizie problemów, z którymi się stykają oraz określaniu możliwych rozwiązań.
Z wielu pomysłów decydujemy się na jeden i wkraczamy w kolejny etap. Doświadczenie pokazuje, że gdy zapada decyzja wiele zespołów wchodzi w fazę konfliktu interesów, szczególnie, gdy wdrożenie będzie prowadzone przez kilku partnerów. Mogą się pojawić różnice zdań praktycznie na każdy temat - od rozumienia samej idei po szczegóły wdrożenia, odpowiedzialność i wzajemne rozliczenia. Faza ta wymaga czasem sporych umiejętności mediacyjnych. Przejdziemy przez nią łatwiej, jeśli z jednej strony skupimy się na celu projektu i korzyściach dla beneficjenta ostatecznego, a z drugiej - rozsądnie i realnie podejdziemy do własnych oczekiwań.
Fazę identyfikacji kończy dobre określenie idei oraz koncepcji projektu oparte na rzetelnej analizie interesów, problemów oraz możliwości.
Celem właściwie przeprowadzonej fazy identyfikacji jest dopracowanie samej idei projektu zanim proces pracy posunie się tak daleko, że niedopracowanego pomysłu nie będzie można już porzucić.
W tej fazie nie należy się spieszyć. Częstym problemem jest tutaj niecierpliwość uczestników, którzy jak najszybciej chcieliby zobaczyć pieniądze. Jednak warto wziąć sobie do serca pewne ostrzeżenie: jeśli otrzymamy środki na niedopracowany projekt, będziemy mimo wszystko musieli go zrealizować, a wszelkie próby wprowadzenia zmian w dalszych etapach są zazwyczaj bardzo kosztowne a czasem niemożliwe. Pewne wyobrażenie o eskalacji kosztów może nam dać spojrzenie na rysunek 2 pokazujący ile mogą kosztować zmiany w projekcie w zależności od fazy, w której będą wprowadzane.
dr Dariusz Świerk
Źródło:
Dwumiesięcznik „Fundusze Europejskie” nr 1(8)/2005
www.fundusze-europejskie.pl
Wielu ludzi w Polsce sądzi, że najważniejszym punktem realizacji projektu jest otrzymanie pieniędzy. Jednak nie ujmując niczego tej magicznej chwili sprawa sukcesu projektów jest bardziej złożona. Na sukces możemy spojrzeć w dwóch najważniejszych perspektywach:
- jeżeli jesteśmy zaangażowani w prowadzenie projektu (jako uczestnik lub konsultant), sukcesem będzie szczęśliwe przeprowadzenie wszystkich zamierzonych planów, mieszcząc się w terminach i budżecie,
- jeżeli jesteśmy beneficjentem końcowym (czyli tym, kto korzysta z efektów projektu) sukcesem będzie otrzymanie wszelkich zaplanowanych (obiecanych) korzyści z projektu.
Sukces projektu polega na osiągnięciu powodzenia w obu obszarach.
Jednym z najprostszych, a jednocześnie najskuteczniejszych sposobów realizacji projektów europejskich jest metoda sześciostopniowego zarządzania cyklem projektu (ZCP). Doświadczenia i wnioski z setek zrealizowanych projektów wskazały na dwa najsłabsze punkty w realizacji: brak dostatecznej konsultacji z uczestnikami i beneficjentami (w tym brak dogłębnego rozpoznania problemów, ich przyczyn i skutków), oraz brak dostatecznych informacji. Metodologia ZCP, którą będziemy także nazywać cyklem sukcesu projektu zapewnia, że decyzje są podejmowane na podstawie wyczerpujących konsultacji i analiz a cel projektu jest jasno określony i bierze pod uwagę trwałość korzyści dla beneficjentów.
Fazy Zarządzania Cyklem Projektu:
- Planowanie to faza wstępna polegająca na ogólnej analizie sytuacji na bardzo ogólnym poziomie: sektorowym, krajowym, branżowym w kontekście projektów europejskich oraz środków na ich finansowanie.
- Identyfikacja - tworzymy (np. w grupie roboczej) kilka pomysłów, dokonujemy wyboru najbardziej obiecujących, fazę kończy stworzenie koncepcji projektu.
- Opracowanie - to faza zagłębiania się w szczegóły: beneficjenci oraz udziałowcy dopracowują pomysły, określają cele i zastanawiają się nad dwoma bardzo istotnymi sprawami:
- wykonalnością projektu (jak duże szanse powodzenia ma projekt),
- trwałością jego efektów (na ile trwałe będą jego skutki dla beneficjentów, czy spodziewane korzyści nie znikną po krótkim czasie).
- Finansowanie, kolejna faza projektu, ma miejsce, gdy jest on poddawany szczegółowej weryfikacji i komisja oceniająca podejmuje decyzję o przekazaniu, funduszy na projekt.
- Faza wdrażania to uruchomienie projektu, rozpoczęcie pracy, weryfikacja postępów w stosunku do planów, w miarę potrzeby wprowadzanie poprawek w sposobie realizacji. Fazę wdrożenia kończy zakończenie prac i przygotowanie (jeśli to konieczne) dokumentacji dotyczącej otrzymanych wyników prac.
- W fazie oceny (ewaluacji) instytucja odpowiedzialna za przyznanie funduszy dokonuje oceny osiągniętych efektów w stosunku do zaplanowanych. Jest to faza głębszej refleksji dla obu stron, finansującej oraz wdrażającej; co zostało osiągnięte, jakim nakładem sił i środków, czy można było coś zrobić lepiej, inaczej, czy można było czegoś uniknąć. W fazie tej powstają wartościowe wnioski na przyszłość.
W obecnej, pierwszej części poradnika skupimy się na dwóch pierwszych fazach pracy nad projektem: planowaniu i identyfikacji projektu.
Jeśli mamy do czynienia z projektem po raz pierwszy, w fazie planowania powinniśmy zdobyć orientację na temat ogólnych zasad polityki unijnej w zakresie finansowania projektów oraz zapoznać się z główną dokumentacją, min:
- dyrektywami unijnymi dotyczącymi funduszy strukturalnych
- Narodowym Planem Rozwoju
- Sektorowymi Programami Operacyjnymi i ich Uzupełnieniami
- Wytycznymi ministerstw i podręcznikami przeznaczonymi dla przyszłych beneficjentów
Przeglądamy również dokumentacje konkursowe dotyczące konkretnych programów operacyjnych, zwracamy uwagę na priorytety oraz obszary, w których działają.
Ta wiedza będzie nam potrzebna w każdej z następnych faz, nie wszystkie potencjalne pomysły projektów mieszczą się w ramach określonych przez instytucje tworzące politykę unijną. Wczesne zapoznanie się z głównymi kierunkami polityki na poziomie ogólnym oraz wytycznymi dotyczącymi sektora, branży, obszaru naszych zainteresowań może oszczędzić nam później wiele czasu, pracy i pieniędzy.
Warto sobie uświadomić, że mówiąc kolokwialnie projekt piszemy „pod fundatora”, więc musimy dobrze orientować się w jego wymaganiach, aby otrzymać pieniądze.
W fazie planowania określamy problemy, ograniczenia i możliwości, które można objąć projektem. Źródeł, z których możemy czerpać wiedzę jest kilka. Proponuję ograniczyć się jednak do kilku, a do pozostałych podchodzić z dużą dozą ostrożności. Do tych pierwszych zaliczymy instytucje europejskie i ich przedstawicielstwa w Polsce, instytucje i organizacje zajmujące się pomocą we wdrażaniu projektów europejskich oraz specjalistyczne czasopisma. Pozostałe - większość popularnej prasy, niektóre publikacje biznesowe oraz oczywiście szeroko rozumiany Internet nie są najlepszymi źródłami wiarygodnej informacji, możemy tam natknąć się zarówno na nieścisłości i nieporozumienia jak i karygodne błędy. Wyjątkiem mogą być jedynie serwisy www poważnych instytucji opisanych powyżej.
Z doświadczenia wiem, że pomocne może być uczestnictwo w szkoleniu poświęconym podstawom realizacji projektów europejskich. Zdarza się, że firmy szkoleniowe i doradcze oferują możliwość szkolenia na miejscu w firmie (organizacji) klienta. To dobry i godny polecenia sposób na skrócenie czasu uczenia się. Jednak, tak jak poprzednio proponuję ograniczyć się do dobrych firm, poziom wielu, szczególnie powstałych po akcesji do UE pozostawia wiele do życzenia.
Faza planowania łączy się z kolejną fazą - identyfikacji. Faza identyfikacji projektu jest często w firmach czy jednostkach samorządowych pierwszą fazą pracy nad projektem. Inicjatorzy pomysłu słysząc o możliwości dofinansowania ze środków unijnych zbierają się i dyskutują o problemach, potrzebach i możliwościach. Jednak bez znajomości szerszego kontekstu polityki regulującej przyznawanie środków często w tej fazie tracimy mnóstwo czasu na rozważanie możliwości projektów, które w żaden sposób nie mogą zostać objęte unijnym finansowaniem. Dobra orientacja, osiągnięta w pierwszej fazie (planowania) od razu pozwala urealnić dyskusję: na co możemy otrzymać pieniądze a na co nie. Ale dyskusje o mało realnych projektach to niestety nie jedyny problem spotykany w tej fazie.
„Przydałaby się nam oczyszczalnia ścieków”. „Czy jest możliwość dofinansowania szkoleń naszej kadry kierowniczej?” „Zakup nowej linii technologicznej umożliwiłby nam eksport do Unii a nawet do Azji. Czy Unia nam da pieniądze?” W fazie identyfikacji możemy usłyszeć wiele podobnych wypowiedzi. Kolejnym problemem jest zakres wymagań. Tutaj z pomocą przychodzi wiedza z popularnych gazet i telewizji i ktoś z rozmówców ze szczęśliwym uśmiechem na twarzy oświadcza: „Musimy wypełnić wniosek!” Ten pomysł zazwyczaj uspokaja zgromadzonych i z poczuciem dobrze spełnionego obowiązku wybierają kogoś, kto zdobędzie druk wniosku a następnie go wypełni. Potem następują pełne napięcia tygodnie i wreszcie jest decyzja - odmowna. Wszyscy obecni dziwią się, dlaczego. Następuje poszukiwanie winnych, często pojawia się przekonanie, że „te pieniądze z Unii to jakieś oszustwo, pewnie rozdzielają je wśród swoich”. Nic bardziej błędnego, powód porażki jest niestety bardziej niż typowy: to pomylenie projektu z wnioskiem.
(Zdarza się, że z jednego projektu powstają dwa i więcej wniosków - do różnych funduszy. Dla przykładu projektem towarzyszącym projektowi infrastrukturalnemu (inwestycyjnemu) renowacji dworca kolejowego w turystycznej miejscowości wypoczynkowej może być typowo społeczny projekt podniesienia kwalifikacji pracowników w zakresie obsługi klienta oraz znajomości języków obcych. Warto zapamiętać, że praktycznie każdy projekt infrastrukturalny(inwestycyjny) ma swoją składową społeczną - i oczywiście tę wiedzę wykorzystać.)
W fazie identyfikacji dobrze jest przygotować kilka pomysłów, ponieważ jak pokazuje praktyka, często okazuje się, że niektóre stają się później uzupełnieniem jednego najważniejszego. Gdy realizując projekt inwestycyjny możemy uzupełnić go o rozwiązania typowe dla projektów społecznych.
W fazie tworzenia pomysłów może nam pomóc zorganizowanie warsztatu roboczego. Najprościej zabrać się do tego wyznaczając termin i powiadamiając wybrane osoby z kilkudniowym wyprzedzeniem. Dobrze jest poprosić, aby w nadchodzących dniach zainteresowały się problemami istniejącymi w organizacji (jednostce samorządowej, przedsiębiorstwie), które można by rozwiązać przy pomocy środków unijnych. Przykładów może być bardzo wiele - od zakupu oprogramowania (licencji), poprzez zakup sprzętu komputerowego, samochodów (np. dla działu sprzedaży, w gminie - dla straży pożarnej), maszyn, technologii, całych linii technologicznych, po kształcenie pracowników w ramach studiów podyplomowych i szkoleń.
Pomocne mogą być dwa pytania, na które staramy się znaleźć odpowiedź:
- Jakie trzy najważniejsze problemy ma nasza firma i jak moglibyśmy je rozwiązać, gdybyśmy mieli pieniądze?
- Jakie trzy działania zdecydowanie poprawiłyby pozycję naszej firmy na rynku (pomogły w budowie przewagi konkurencyjnej, zabezpieczyły ją, otwarły dostęp do nowych technologii, rynków, etc)?
W przypadku organizacji samorządowej lub non - profit najważniejsze pytanie może brzmieć np. tak:
- Jakie trzy problemy stoją nam na drodze do realizacji naszych celów statutowych i w jakie rozwiązania wchodziłyby w grę gdybyśmy mieli na nie pieniądze?
Podczas spotkania uczestnicy po kolei przedstawiają pomysły, dobrze jest, gdy w tej fazie w ogóle ich nie oceniamy ani nad nimi nie dyskutujemy - jedynie przyjmujemy do wiadomości. Celem pierwszego spotkania nie jest ocena zgłaszanych pomysłów, ale wygenerowanie kilku, może kilkunastu idei, uzyskanie szerszego obrazu sytuacji, problemów i możliwości oraz pobudzenie kreatywności.
Następnym krokiem będzie wstępne posortowanie pomysłów pod kątem ich atrakcyjności - wybieramy kilka najbardziej obiecujących, które poddamy głębszej analizie. Może ona polegać na konsultacjach z potencjalnymi beneficjentami projektów i jego udziałowcami, analizie problemów, z którymi się stykają oraz określaniu możliwych rozwiązań.
Z wielu pomysłów decydujemy się na jeden i wkraczamy w kolejny etap. Doświadczenie pokazuje, że gdy zapada decyzja wiele zespołów wchodzi w fazę konfliktu interesów, szczególnie, gdy wdrożenie będzie prowadzone przez kilku partnerów. Mogą się pojawić różnice zdań praktycznie na każdy temat - od rozumienia samej idei po szczegóły wdrożenia, odpowiedzialność i wzajemne rozliczenia. Faza ta wymaga czasem sporych umiejętności mediacyjnych. Przejdziemy przez nią łatwiej, jeśli z jednej strony skupimy się na celu projektu i korzyściach dla beneficjenta ostatecznego, a z drugiej - rozsądnie i realnie podejdziemy do własnych oczekiwań.
Fazę identyfikacji kończy dobre określenie idei oraz koncepcji projektu oparte na rzetelnej analizie interesów, problemów oraz możliwości.
Celem właściwie przeprowadzonej fazy identyfikacji jest dopracowanie samej idei projektu zanim proces pracy posunie się tak daleko, że niedopracowanego pomysłu nie będzie można już porzucić.
W tej fazie nie należy się spieszyć. Częstym problemem jest tutaj niecierpliwość uczestników, którzy jak najszybciej chcieliby zobaczyć pieniądze. Jednak warto wziąć sobie do serca pewne ostrzeżenie: jeśli otrzymamy środki na niedopracowany projekt, będziemy mimo wszystko musieli go zrealizować, a wszelkie próby wprowadzenia zmian w dalszych etapach są zazwyczaj bardzo kosztowne a czasem niemożliwe. Pewne wyobrażenie o eskalacji kosztów może nam dać spojrzenie na rysunek 2 pokazujący ile mogą kosztować zmiany w projekcie w zależności od fazy, w której będą wprowadzane.
dr Dariusz Świerk
Źródło:
Dwumiesięcznik „Fundusze Europejskie” nr 1(8)/2005
www.fundusze-europejskie.pl
|
|
|
Dodaj komentarz
