Outsourcing usług biurowych

Outsourcing jest powszechnym zjawiskiem w sektorze MSP. Praktycznie każda spółka czy działalność gospodarcza korzysta z jakiegoś rodzaju outsourcingu. Do najpopularniejszych należy outsourcing w zakresie księgowości, hostingu oraz usług IT.

Decydowanie się na przekazanie wyspecjalizowanej firmie określonych zadań związanych z prowadzoną działalnością podyktowane jest często poszukiwaniem oszczędności. Mając zaufanie do takiej firmy przedsiębiorcy wiedzą, że dostaną profesjonalną obsługę. Istnieją również bardziej rozbudowane rodzaje outsourcingu niż te wymienione powyżej. Jednym z przykładów wysoko rozwiniętego outsourcingu jest outsourcing biurowy.

To nowość na polskim rynku, która z roku na rok ma coraz większą rzeszę zwolenników. Pierwsza tego typu inicjatywa powstała w 2004 r. w Poznaniu. Od tamtego czasu outsourcing biurowy przeszedł długą drogę rozwoju. Firmy świadczące usługi wirtualnego biura czerpią z doświadczeń firm działających na zachodzie, gdzie ten rynek jest bardzo dobrze rozwinięty, a usługa jest powszechnie stosowana przez firmy.

Czym zatem jest outsourcing biurowy?

Oferty wirtualnego biura zawierają w sobie najczęściej następujące usługi: adres pod rejestrację spółki, dostęp do pomieszczeń biurowych na godziny, numer telefonu wraz z obsługą sekretarki, odbieranie korespondencji przychodzącej. To typowy szkielet każdej oferty typu Instant Office. Jednak całościowo oferty różnią się od siebie w zależności od firmy świadczącej usługę wirtualnego biura.

Do kogo skierowana jest oferta wirtualnego biura?

Doświadczenie na tym stosunkowo młodym rynku pokazuje, że nie każdej firmie przydatna jest usługa wirtualnego biura. Jednocześnie bardzo ciężko jest wyodrębnić branże w jakich wirtualne biuro sprawdza się najlepiej. Najczęściej z usługi korzystają firmy, których profil działalności opiera się na pośrednictwie, handlu, projektowaniu na zamówienie czy doradztwie. Czyli firmy, którym własne biuro nie jest potrzebne do prowadzenia działalności operacyjnej.

Decyzja o skorzystaniu z outsourcingu biurowego bierze się z potrzeby zmniejszenia kosztów. Innym bodźcem jest chęć podniesienia prestiżu firmy. Często przedsiębiorcy, którzy nie potrzebują do prowadzenia firmy biura z prawdziwego zdarzenia rejestrują swoją działalność na adresie domowym. Skorzystanie z oferty wirtualnego biura pozwala na oddzielenie sfery prywatnej i biznesowej oraz na poprawienie wizerunku firmy.

Jak działa usługa outsourcingu biurowego?

Klient decydujący się na usługę wirtualnego biura przekazuje wyspecjalizowanej firmie techniczne aspekty prowadzenie biura swojego przedsiębiorstwa. Firma ta odbiera w jego imieniu korespondencję przychodzącą, a wynajęta sekretarka obsługuje ruch telefoniczny. Przy zgłoszeniu wymienia nazwę firmy oraz udziela podstawowych informacji (to jakich informacje udzieli zależy od samego przedsiębiorcy) o jej działalności. Przedsiębiorca ma do wszystkiego bieżący wgląd poprzez specjalny Panel dostępny z poziomu internetu. Za jego pomocą może odsłuchać rozmowy przeprowadzone w imieniu firmy przez asystentkę, przejrzeć korespondencję czy zarezerwować salkę na spotkania z klientami.

Na tym nie kończy się oferta firm świadczących usługi outsourcingu biurowego. Wirtualne biura posiadają pakiety usług komplementarnych do usług biurowych, czyli usługi księgowe, hosting, porady prawne i wiele innych, które zależą od firmy świadczącej usługi oraz indywidualnych preferencji klienta. Dzięki temu klient posiada wszystko w jednym miejscu i ma pewność, że usługi które otrzyma będą świadczone profesjonalnie. Jednocześnie ceny tych usług otrzymuje często na preferencyjnych warunkach w porównaniu z cenami rynkowymi.

Firmy świadczące usługi wirtualnego biura posiadając szerszą ofertę mogą nią konkurować na rynku, a jednocześnie posiadajac większy pakiet własnych klientów mogą otrzymywać preferencyjne ceny od firm, z którymi współpracują. Rozwinięte firmy posiadają oddziały w różnych miastach w Polsce i za granicą. Warto na to zwrócić uwagę przy wybieraniu poszczególnych ofert. Pozwoli to w przyszłości na otwarcie nowych oddziałów firmy bardzo tanim kosztem.

Jakie korzyści niesie za sobą outsourcing biurowy

Dwie główne korzyści to obniżenie kosztów oraz podniesienie prestiżu firmy. Umiejętne korzystanie z usług dodatkowych pozwala na lepszą organizację pracy. Firma może zająć się swoją główną działalnością, bez potrzeby zagłębiania się w techniczne aspekty prowadzenia biznesu. To zwiększa szansę na sukces.

Jakie są zagrożenia i na co należy zwrócić uwagę

Pierwszą rzeczą jaką należy sprawdzić decydując się na taką usługę to profesjonalizm firmy, z którą chcemy współpracować. Należy sprawdzić, czy firma posiada wykwalifikowany personel. Profesjonalne firmy często przed podpisaniem umowy proponują okres próbny na sprawdzenie, jak działa usługa i czy rzeczywiście spełnia wymagania klienta. Jednocześnie, jeśli jest taka możliwość, należy na bieżąco kontrolować funkcjonowanie własnego biura. Niektóre firmy tworzą raporty z działalności danego biura.

Należy także zwrócić uwagę na konstrukcję umowy, na to, za co firma, która będzie prowadzić nasze biuro odpowiada i w jaki sposób przechowuje nasze dane. Warto pamiętać również o formach płatności. Czy przy podpisaniu umowy konieczna jest kaucja (są firmy, które kaucji nie wymagają) i za jaki okres płatna jest usługa. Dobrym wyznacznikiem profesjonalizmu powinna być kwota abonamentowa. Zbyt niska oznacza niskie koszty jakie ponosi firma świadcząca usługi, co często oznacza niewyszkolony personel.

Piotr Romik
Mbiuro.pl
Źródło:
Oszczędzanie dla długodystansowców - co wybrać?
Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Jeszcze nikt nie skomentował tego artykułu - Twój komentarz może być pierwszy.

Nowy komentarz

Anuluj

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Składkę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.

  • Termin wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego pobranego od wpłaconych w poprzednim miesiącu dochodów z udziałów w zysku. Termin złożenia deklaracji oraz wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od zagranicznych osób prawnych, czyli osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terenie Polski.

    Termin uiszczenia podatku dochodowego od podatników rozliczających się w formie karty podatkowej.

  • Termin przekazania sprawozdania do systemu INTRASTAT, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, gdy realizowano transakcje wewnątrzwspólnotowe podlegające obciążeniu podatkiem od towarów i usług (VAT).

    W tym terminie z ZUS rozliczają się przedsiębiorcy opłacający składki za siebie. Składka na Fundusz Pracy.

  • Termin płatności składek oraz złożenia deklaracji przez pracodawców zatrudniających pracowników.

    Termin zapłaty raty podatku leśnego przez osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej.

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Księgarnia Bankier.pl

Success and Change Success and Change Cena: 39,90 zł  Zamów książkę

Znajdź nas na Facebooku