Keiretsu - konkurencyjność w długofalowym partnerstwie

Bardzo rzadko zdarza się, że firmy rozważają włączenie swoich dostawców w proces rozwoju i ciągłego ulepszania wyrobów. Ich motywacją jest powstawanie innowacyjnych produktów, wdrażanych szybciej i po niższych kosztach.

Tymczasem nadal standardowym podejściem jest niezmienne projektowanie produktów wewnątrz przedsiębiorstwa oraz wybór dostawców w drodze przetargu na podstawie już wcześniej opracowanej koncepcji. W takim modelu dostawca ma wykonać dokładnie to, czego oczekuje od niego klient, po jak najniższej cenie i w najwyższej jakości. Przy takich ograniczeniach dodatkowa innowacyjność ze strony dostawcy może się pojawić jedynie przypadkowo.

Włączenie dostawcy w proces rozwoju produktu wymaga radykalnej zmiany istoty wzajemnych relacji.

Chociaż wielu klientów publicznie deklaruje szacunek dla swoich dostawców, podnosząc wzajemne partnerstwo, w praktyce często poddaje ich nieustannej presji konkurencyjnej, skutecznie zaburzając stabilność relacji. Firmy postrzegają bowiem często długofalową i szeroką współpracę z dostawcą jako źródło potencjalnego uzależnienia stron i dalej w konsekwencji obniżonej presji konkurencyjnej zarówno w zakresie finansowym, jak i jakości czy innowacji.

Japońska alternatywa

Keiretsu może stanowić alternatywę dla takich działań. Jest to model, w którym dostawca głęboko integrując się w procesy wewnętrzne klienta, generuje długofalową wartość dodaną dla obu podmiotów. Pełna transparencja rozliczeń poprzez target pricing oraz otwarta struktura kosztów ułatwiają osiąganie znacznie wyższych oszczędności niż te przynoszone w przetargach. Dodatkowym walorem jest istotnie wyższa skłonność dostawcy do inwestowania w partnerstwo o długim horyzoncie czasowym.

Chociaż Keirestu wywodzi się z kultury Japonii i tam przez wieloletnie doświadczenie zostało w pełni ukształtowane, możliwe i pozytywne okazały się wdrożenia również poza Krajem Kwitnącej Wiśni. Polskim pionierem Keirestu jest Leszek Szelerski, dyrektor logistyki Coty Polska na Europę Centralną.

Niezbędną przesłanką do udanego wdrożenia Keirestu wydaje się praktyczne, pozytywne doświadczenie we wcześniejszej współpracy oraz duża doza wzajemnego zaufania.

Euro-pegaz, polski operator logistyczny, już od wielu lat obsługuje Coty w zakresie co-packigu oraz usług transportowych. Konsekwentnie zwiększany potencjał, bardzo wysoka jakość serwisu oraz jego elastyczność umożliwiły stały rozwój współpracy.

Te fundamentalne wartości przekonały Leszka Szelerskiego, aby przeprowadzić testowe wdrożenie właśnie z Euro-pegaz. Już jesienią 2007 roku firma otrzymała nominację na kompleksowe przeprowadzenie świątecznej promocji X-sets 2008 - oczywiście na wcześniej zdefiniowanych zasadach Keiretsu.

Tak duże wyprzedzenie umożliwiło obu stronom staranne zdefiniowanie zadań i ich podział w ramach utworzonej wspólnej grupy projektowej. W szczególności zaakcentowano:

* opracowanie stabilnego jakościowo i wydajnościowo modelu obsługi projektu dla rynków Polski, Czech i Słowacji - kilku milionów zestawów promocyjnych w kilkudziesięciu wersjach. Produkcja miała rozpocząć się w czerwcu, a zakończyć we wrześniu 2008 r.; * zdefiniowanie danych logistycznych oraz przeprowadzenie optymalizacji w tym zakresie, w tym niezbędna adaptacja projektów marketingowych; * przeprowadzenie ankiety wśród klientów Coty w celu sprawdzenia, czy zoptymalizowane dane logistyczne są dla nich do zaakceptowania, co w efekcie przyniosło redukcję wolumenu palet o ponad 10 proc.; * koordynacja oraz zapewnienie transportu produktów i komponentów pod produkcję, a następnie dystrybucja gotowych zestawów na rynki Polski, Czech i Słowacji; * wdrożenie procedur i standardów jakościowych koncernu Coty oraz uzyskanie formalnej akredytacji w tym zakresie; * pełny nadzór nad produkcją i logistyką opakowań jednostkowych u dostawców zewnętrznych, w tym ich zakup z późniejszą refakturą na Coty; * zakup kartonów zbiorczych oraz pozostałych komponentów zestawów i ich wkalkulowanie w stawkę; * buforowanie komponentów oraz gotowych zestawów. Pik oszacowano na ok. 12 000 miejsc paletowych; * pełna integracja systemowa.

Zaproponowany przez Coty model współpracy stanowił, w stosunku do poprzednich lat, fundamentalną zmianę zarówno w zakresie koncepcji, jak i rozmiarów współpracy. Euro-pegaz dostrzegł konieczność przeprowadzenia równie fundamentalnych zmian w swojej organizacji.

W ramach dotychczasowego działu logistyki wyodrębniono centralne działy produkcji magazynowej oraz zakupów i materiałoznawstwa.

Pierwszy z działów miał pogłębiać swoje kompetencje w zakresie jakości i wydajności usługi, drugi w zakresie kontraktacji komponentów pod produkcję oraz poszukiwania alternatywnych koncepcji opakowań, optymalizujących proces i jego koszty. Poza szefami tych nowych jednostek w skład zespołu projektowego weszli również specjaliści z działu transportu krajowego i międzynarodowego, administrator systemów oraz pełnomocnik do spraw jakości.

Wspólne procedury

Na podstawie opracowanych przez Coty Polska oraz Coty Czechy szczegółowych wymagań zdefiniowanych w księgach procedur powstała wspólna koncepcja obsługi projektu w ramach dwóch lokalizacji Euro-pegaz w Osiecznej k/Leszna oraz Dąbrowie Górniczej. CL Osieczna miała przejąć produkcję zestawów na rynek polski, CL Dąbrowa na rynki czeski i słowacki. Dodatkowo zadecydowano o wsparciu czeskiego rezydenta dla CL Dąbrowa. Taki podział okazał się optymalny ze względów geograficznych oraz zapewnienia bezpieczeństwa wydajności produkcji.

Dostawy produktów z europejskich fabryk Coty z założenia omijały Centrum Dystrybucji Coty w Bielsku-Białej i miały, według wcześniej ustalonego klucza ich podziału, trafiać bezpośrednio do magazynu Europegaz w Osiecznej, a następnie jako drugie miejsce rozładunku do Dąbrowy. Ten system poza znaczną oszczędnością czasu przyniósł Coty oszczędności kosztów, gdyż znaczący potok ładunków ominął Centrum Coty w Bielsku-Białej, a tym samym zaoszczędzono na przeładunku. Podobnie zaplanowano dostawy komponentów krajowych, przenosząc elastyczność dostaw bezpośrednio pod produkcję na dostawców tych komponentów. W wielu przypadkach, np. drukarni kartoników jednostkowych, oznaczało to z racji specyfiki procesu wcześniejszy wydruk i buforowanie, co z kolei ograniczyło zapotrzebowanie na powierzchnię i koszty składowania po stronie Euro-pegaz.

Równoległe działania

Równolegle Euro-pegaz podjął działania w zakresie uzyskania akredytacji koncernu. Oznaczało to wstępny dwudniowy audyt służb jakościowych z Hiszpanii, wprowadzenie dziesięciu całkowicie nowych procedur jakościowych, w tym istotne zmiany w Księdze Jakości ISO oraz stworzenie algorytmów planowania, przygotowania i nadzoru nad produkcją.

Proces akredytacji poza audytem jakościowym był również sposobem, w jaki Coty przetransferowało do Euro-pegaz swój know-how związany z organizacją oraz produkcją zestawów marketingowych.

Taki transfer know-how jest możliwy tylko wtedy, kiedy partnerów bizesowych łączą długookresowe stosunki, a ich relacje oparte są na wzajemnym zaufaniu. Zaplanowano również liczne szkolenia pracowników. W marcu 2008 r. wielki wysiłek uwieńczony został sukcesem i oficjalną akredytacją koncernu, co w praktyce dodatkowo umożliwia firmie świadczenie usług na wszystkich rynkach europejskich jako uznany dostawca.

Warunek pełnej integracji systemowej wymusił na Euro-pegaz aktualizację do wyższej wersji użytkowanego systemu WMS Logifact w CL Osieczna w celu zapewnienia kompatybilności systemów, natomiast na obu firmach konieczność zdefiniowana i wdrożenia interface, w tym dostosowania systemowej dokumentacji dystrybucyjnej na poszczególne kraje. Prace we wszystkich tych obszarach zakończyły się z sukcesem w kwietniu 2008 r. Dodatkowo uruchomiono moduł raportowania o postępach w realizacji produkcji w trybie on-line.

Optymalizacja jakościowa i kosztowa

W tym samym czasie działy produkcji oraz zakupów i materiałoznawstwa pracowały wspólnie ze specjalistami Coty nad optymalizacją jakościową oraz kosztową dla każdego z zaplanowanych zestawów. W bardzo wielu przypadkach zastosowanie innej technologii stabilizacji produktów w opakowaniu jednostkowym podniosło jakość zestawu. Często nawet bardzo drobne korekty w wymiarach opakowań jednostkowych pomogły zunifikować wymiary kartonów zbiorczych, co poprzez dalszą unifikację danych specyfikacji kartonowych i paletowych obniżyło koszty materiałowe oraz handlingu i składowania.

Wyprzedzenie w planowaniu prac pomogło również zakontraktować wystarczającą ilość dodatkowej powierzchni składowej, przyległej do obu Centrów Logistycznych Euro-pegaz, oraz zapewnić dostępność przeszkolonych pracowników czasowych. W okresach szczytowych zapotrzebowanie kształtowało się na poziomie około 12 000 miejsc paletowych i 200 pracowników czasowych, stanowiących uzupełnienie stałej kadry operatora. Magazyny zewnętrzne połączone zostały siecią bezprzewodową z głównymi systemami, co gwarantowało spójną i niezakłóconą transmisję danych.

Dzięki pełnej integracji systemowej Coty mogło wykorzystać potencjał i doświadczenie Europegaz w dystrybucji. Duża część z wyprodukowanych zestawów trafiła bezpośrednio do klientów Coty, po raz kolejny skracając łańcuch dostaw i optymalizując koszty. Integracja systemów, w tym layoutów dokumentów była na tyle precyzyjna, że do dziś klienci Coty są przekonani, że ich zamówienia zostały dostarczone z Centrum Dystrybucji Coty w Bielsku-Białej.

Udało się bez większych przeszkód skoordynować sezonowe przepływy ponad 25 000 palet z towarem i komponentami, uzyskując przy tym oszczędności na dostawach typu milk run. Całość produkcji została wykonana i dostarczona do odbiorców terminowo, a nieliczne wady komponentów wychwycone już na etapie ich wejścia do Centrum Logistycznego, poprzez rygorystyczne procedury przyjęcia i kontroli. W konsekwencji wcześniejszego formalnego zatwierdzenia każdego komponentu i każdego wzorca zestawu nie pojawiła się żadna reklamacja jakościowa.

Udane wdrożenie

Dzięki wcześniej szczegółowo zaplanowanej oraz skutecznie nadzorowanej przez obie firmy współpracy projekt odniósł wielki sukces. Coty oceniło program X-mas 2008 jako najlepszy pod względem jakości i terminowości, jaki udało się firmie przeprowadzić w ostatnich dziesięciu latach.

Takie silne pozytywne doświadczenie bardzo poparte wymiernymi oszczędnościami wzmocniło wzajemne partnerstwo stron i zachęciło do dalszego pogłębiania współpracy. Teraz pracownicy każdej z firm czują, iż oczekiwana jest od nich permanentna innowacja, co więcej, taka inicjatywa zwiększa ich motywację i satysfakcję z pracy. Nigdy nie jest tak dobrze, żeby nie mogło być lepiej, ale czy nie o to chodziło?