Jaki kurs waluty zastosować przy rozliczaniu delegacji zagranicznych?

Wysyłając pracownika w zagraniczną podróż służbową najczęściej na przewidywane koszty tej podróży wypłacamy zaliczkę w walucie obcej. Z zaliczki tej pracownik rozlicza się po powrocie do kraju. Przy rozliczeniu tej zaliczki powstają wątpliwości: jaki kurs waluty zastosować, czy średni z dnia rozliczenia zaliczki, czy może sprzedaży z dnia wypłaty zaliczki, czy też może średni z dnia poniesienia kosztu?

W literaturze fachowej nie ma żadnego jednoznacznego stanowiska w tej kwestii, a i interpretacje organów podatkowych są różne, dlatego trudno się dziwić, że wątpliwości są i pewnie pozostaną, bo żaden przepis tej kwestii nie reguluje. Jednak w artykule tym zamierzam przedstawić nie tylko pojawiające się rozbieżności, ale i możliwe ich rozwiązanie oraz skutek podatkowy.

Otóż według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (przepisy tego rozporządzenia stosują także inne jednostki, jeśli tych spraw nie reguluje ich prawo wewnętrzne lub układy zbiorowe pracy) pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Tak więc zawsze dzień wypłaty zaliczki będzie się różnił od dnia rozliczenia kosztów podróży oraz od dat wydatków.

Przepisy powyższego rozporządzenia nie regulują już kwestii stosowania kursów walut, dlatego też należy stosować zasady ogólne określone w przepisach podatkowych czy też ustawy o rachunkowości, oczywiście przyjmując pewne uproszczenia.

Według art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu.

Można stosować kurs średni, ale....

Na podstawie tego przepisu można by więc przyjąć kursy średnie, ale powstaje pytanie z jakiego dnia? Kiedy uznać, że koszt został poniesiony - czy z chwilą wypłaty zaliczki, czy według dat wynikających z rachunków, czy też może z dnia rozliczenia zaliczki? Jeden z organów podatkowych wyjaśnił, powołując się na powyższe przepisy, że można stosować kurs średni z dnia rozliczenia zaliczki, bo skoro w rozporządzeniu w sprawie podróży określono, że rozliczenie kosztów podróży powinno nastąpić w terminie 14 dni od jej zakończenia, to sugeruje, "(...) że rozliczenie delegacji zagranicznej można potraktować jako operację gospodarczą dokonaną w dniu rozliczenia tej zaliczki. Biorąc pod uwagę powyższe oraz fakt, że ustawodawca nie określił, który konkretnie moment uznaje się za dzień przeprowadzenia operacji gospodarczych w przypadku rozliczenia kosztów delegacji zagranicznej Jednostka może przyjąć, że jest nim dzień rozliczenia zaliczki i wg tego dnia zakwalifikować koszty delegacji do kosztów uzyskania przychodów o ile spełniają warunki wymienione w art. 15 ust. 1 i nie są wymienione w art. 16 ust. 1 (...)".

Oczywiście można się z takim stanowiskiem zgodzić, tylko powstaje pytanie co z różnicami kursowymi, które przecież powstaną, gdyż inny był kurs waluty przy wypłacie zaliczki, a inny będzie przy zwrocie pracownikowi wyższych kosztów. Czy te różnice kursowe będą kosztem uzyskania przychodów? Tego już dalej organ podatkowy nie wyjaśnił. Na temat uznawania różnic kursowych ww. przepisy stanowią, iż jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia zarachowania kosztów. W przypadku podróży służbowych nie występuje rozbieżność czasowa między wydatkiem a zapłatą, gdyż pracownik ponosząc wydatek jednocześnie go opłaca. Co najwyżej można potraktować wypłaconą zaliczkę jako wydatek, ale i w tym przypadku nie ma przecież uprzedniego zarachowania kosztu.

W przypadku gdy wydatki z podróży służbowej przeliczymy wg kursu średniego z dnia rozliczenia zaliczki, to do ustalenia różnic kursowych będziemy przyjmować kurs sprzedaży z dnia wypłaty zaliczki. Tak więc wydatki z zagranicznej podróży w rzeczywistości będą i tak wyliczone wg kursu z dnia pobrania zaliczki, czyli wg kursu sprzedaży. Jedynie przy dopłacie dla pracownika powstaną różnice kursowe.

Przykład 1

Pracownik przedłożył w dniu 12 stycznia 2006 r. rozliczenie wydatków z zagranicznej podróży służbowej do Francji na 860 euro. Na poczet wydatków otrzymał zaliczkę wynoszącą 800 euro, kurs sprzedaży banku w dniu wypłaty zaliczki wynosił 4,1 zł/euro. Zatem zaliczka wyniosła 3.280 zł. Kurs średni w dniu rozliczenia zaliczki wynosił np. 3,8 zł/euro, zatem:

    • koszty podróży służbowej według kursu średniego wyniosły: 3.040 zł (tj. 800 euro × 3,8 zł/euro),
       
    • zwrot wydatków dla pracownika 60 euro wg kursu sprzedaży z dnia rozliczenia zaliczki, który wynosił 4,3 zł/euro, co po przeliczeniu stanowiło kwotę 258 zł, o tyle trzeba podwyższyć koszty,
       
    • ustalone różnice kursowe na zaliczce: 800 euro × (4,1 zł/euro - 3,8 zł/euro) = 240 zł, o tyle trzeba również podwyższyć koszty.

Wobec powyższego w sumie koszty jednostki wyniosły: 3.040 zł + 258 zł + 240 zł = 3.538 zł.

Dlaczego kurs z dnia wypłaty zaliczki?

Przede wszystkim, o czym już pisałam wyżej, dlatego, że nie ma sensu stosować innego skoro i tak koszty zostaną przeliczone wg kursu po jakim wypłacono zaliczkę. Koszty i przychody wyrażone w walucie obcej mają to do siebie, że w końcowym rezultacie zarówno wpływy, jak i wydatki zostaną przeliczone po kursie kupna lub sprzedaży, a więc po takim, jaki faktycznie obowiązuje w dniu faktycznej zapłaty. Średni stosuje się w zasadzie niejako na etapie wstępnym, po to by ustalić przychód lub koszt, który zostanie skorygowany przez różnice kursowe.

Wszystko to ilustruje przykład drugi oparty na danych z przykładu pierwszego, przy czym do rozliczenia kosztów przyjęto kurs z dnia wypłaty pracownikowi zaliczki.

Przykład 2

Założenia jak w przykładzie 1.

Do rozliczenia kosztów przyjęto kurs z dnia wypłaty pracownikowi zaliczki.

Wypłacona zaliczka 800 euro = 3.280 zł.

Wydatki wyniosły 860 euro = 3.280 zł + dopłata pracownikowi 60 euro, tj. 258 zł.

Razem koszty 3.538 zł, a więc dokładnie tyle samo co w przykładzie 1.

Jak więc widać przy przyjęciu do obliczenia wydatków kursu średniego naliczymy się w zasadzie niepotrzebnie. Dlatego do obliczenia wydatków z tytułu zagranicznej podróży służbowej najlepiej jest przyjmować kurs z dnia wypłaty zaliczki. Natomiast do zwrotu pracownikowi wydatków w walucie obcej - kurs sprzedaży z dnia zakupu w banku albo kurs stosowany do rozchodu walut z własnego rachunku walutowego. Przy wpłacie do kasy przez pracownika niewykorzystanej zaliczki - do wyceny waluty stosujemy kurs "historyczny", czyli z dnia pobrania zaliczki. Taki też kurs zastosujemy przy wpłacie waluty na własny rachunek walutowy. Jednostki, które go nie posiadają, zastosują kurs kupna przy odsprzedaży tej waluty dla banku.

Koszty zagranicznej podróży służbowej w ewidencji księgowej ujmiemy:

    1. Wypłata zaliczki pracownikowi:

    • Wn konto 23 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Zaliczki do rozliczenia),
       
    • Ma konto 10 "Kasa".

    2. Koszty delegacji służbowej pracownika wynikające z rozliczenia:

    • Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty) lub konto zespołu 5,
         
    • Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Zaliczki do rozliczenia).


autor: Regina Żarejko
Gazeta Podatkowa Nr 216 z dnia 2006-02-02
Źródło:
Tematy: podatki firmowe

Newsletter Bankier.pl

Duża zmienność na rynku? Wykorzystaj to!
CFD są ryzykowne możesz stracić więcej niż depozyt.
Advertisement
Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
0 0 ~CoroporateZombie

U mnie firma rozliczyla moja delegacje po 2 miesiacach (wyjazd byl nagly i w zasadzie dostalem przelew bedac juz na miejscu).

W ciagu tego czasu kurs USD zmienil sie z 3,46 na 3,13.

Z wszystkich wydatkow rozliczalem sie paragonami, wiec po, khm, dyskusjach z Finansami uznano, ze _pozwola mi_ rozliczac sie kursem z wyciagow bankowych. Natomiast diete rozliczono z kursem 3,13 - "na diete paragonu nie masz".

Przy pobycie 3 tygodniowym w USA - 42USD diety dziennie, to ponad 300zl w plecy (coz moglem negocjowac ceny w McDonaldzie: przewiduje znizke kursu!!). Dla jednych duzo, dla drugich malo, mi chodzilo o zasade...

Polecam karte platnicza firmy i wtedy jest spokoj,.

Pokaż cały komentarz ! Odpowiedz
0 0 ~Grot

Może ktoś z Państwa może rozwieje moje wątpliwości. Pobieram zaliczkę w USD i wyjeżdżam do Czech, gdzie wymieniam w banku USD na korony (otrzymuję pokwitowanie). Po jakim kursie rozliczam delegacje (chcę rozliczyć się w EUR)? Czy po kursie z pokwitowania, czy po kursie średnim USD-Korona z dnia pobrania zaliczki? Z góry bardzo dziękuję.

Pokaż cały komentarz ! Odpowiedz
0 0 ~konto43@wp.pl

Bardzo trafne i rzeczowe wyjaśnienie.

! Odpowiedz
0 0 ~KJ

BARDZO POMOCNY ARTYKUŁ

!

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

    Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

  • Składkę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.

  • Termin uiszczenia podatku dochodowego od podatników rozliczających się w formie karty podatkowej.

    Termin wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego pobranego od wpłaconych w poprzednim miesiącu dochodów z udziałów w zysku. Termin złożenia deklaracji oraz wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od zagranicznych osób prawnych, czyli osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terenie Polski.

  • Termin przekazania sprawozdania do systemu INTRASTAT, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, gdy realizowano transakcje wewnątrzwspólnotowe podlegające obciążeniu podatkiem od towarów i usług (VAT).

    W tym terminie z ZUS rozliczają się przedsiębiorcy opłacający składki za siebie. Składka na Fundusz Pracy.

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Księgarnia Bankier.pl

Pokolenia. Wiek deszczu, wiek słońca Pokolenia. Wiek deszczu, wiek słońca Cena: 31,99 zł  Zamów książkę