Jak rozliczyć koszty wyjazdów służbowych właściciela firmy?

Mimo że obecnie nie ma problemu z utrzymywaniem zdalnych kontaktów biznesowych, podczas prowadzenia firmy zdarzają się sytuacje, w których osobista obecność przedsiębiorcy jest niezbędna. A to oznacza podróż służbową. Jak rozliczyć wydatki związane z delegacją  przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą?

Jak rozliczyć koszty wyjazdów służbowych właściciela firmy?

Czy przedsiębiorca może rozliczać koszty delegacji?


Przepisy regulujące zasady delegacji znajdują się w Kodeksie Pracy i dotyczą zarówno osób zatrudnionych na umowę o pracę, jak i przedsiębiorców. Pracownikowi, który wykonuje obowiązki służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą. W przypadku delegacji przedsiębiorcy rozliczanie kosztów również jest możliwe. Oczywiście nikt nie zwróci mu wydatków poniesionych w trakcie delegacji, ale istnieje możliwość, aby zaliczyć je do kosztów działalności gospodarczej celem obniżenia podatku dochodowego.

Poradnik: Siedziba w mieszkaniu a koszty działalności gospodarczej

Podstawą do rozliczeń podróży służbowej przedsiębiorcy jest przepis mówiący o tym, że do kosztów działalności można zaliczyć wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu oraz uzyskania lub utrzymania źródła przychodu. Do tej kategorii jak najbardziej zaliczają się koszty związane z wyjazdem służbowym, czyli transport, nocleg oraz wyżywienie. Ten ostatni koszt rozlicza się analogicznie do rozliczenia delegacji osób zatrudnionych na umowę o pracę, czyli wykorzystując zasady dotyczące diet, określone w Kodeksie Pracy.

Co można rozliczać jako koszty podróży służbowej?


Transport

W przypadku podróży samochodem, który jest własnością firmy, do kosztów można zaliczyć wydatki na paliwo, autostrady, parkingi itp. Natomiast jeśli samochód wykorzystywany w delegacji nie jest własnością firmy, to rozliczenie następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. „kilometrówki”. Jest to specjalny dokument, w którym zapisuje się między innymi cel podróży, opis trasy, odległość w kilometrach, stawkę za 1 km, datę wyjazdu i powrotu, markę samochodu, czy pojemność silnika.

Jeśli natomiast przedsiębiorca podróżuje taksówką, autobusem, pociągiem, czy samolotem, to do wprowadzenia kosztu potrzebna jest faktura lub rachunek dokumentujące dany wydatek. Paragon nie jest w tym wypadku wystarczający. Wyjątek od tej reguły stanowią bilety na trasy powyżej 50 km. Jeśli na bilecie są podane: długość trasy, kwota podatku oraz pełne dane firmy transportowej wraz z NIP-em, bilet może być potraktowany tak, jak faktura i posłużyć również do rozliczenia VAT-u

Noclegi

Co z rozliczeniem wydatków na noclegi? Przedsiębiorca nie może skorzystać z ryczałtu za nocleg, który stosowany jest w przypadku delegacji pracowniczych (mówi o nim Kodeks Pracy). Może jednak zaliczyć do kosztów działalności wydatki na noclegi w trakcie delegacji, o ile posiada faktury dokumentujące te koszty. Warto zauważyć, że wówczas nie ma możliwości rozliczenia VAT-u, a kosztem jest kwota brutto.

Diety


Wydatków w restauracjach i zakupu żywności (w tym alkoholu) w trakcie wyjazdów służbowych nie można bezpośrednio zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej. Rozliczenie wyżywienia jest jednak możliwe – w tym celu należy wykorzystać stawki diet, które określa prawo pracy. Ogólnie, dieta to finansowa rekompensata zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie podróży służbowej. Oczywiście, osoba samozatrudniona takiej rekompensaty nie otrzyma, ale może zaliczyć do kosztów działalności taką kwotę, jaką otrzymałaby pracując na umowę o pracę. Co za tym idzie, stawek diet należy szukać w Kodeksie Pracy.

Obecnie dieta podczas podróży krajowej wynosi 23 zł dziennie i obowiązuje w przypadku wyjazdów powyżej 12 godzin. Dla podróży trwających poniżej 8 godzin, dieta w ogóle nie przysługuje, a przy podróżach trwających od 8 do 12 godzin można rozliczyć połowę diety. W przypadku wyjazdów kilkudniowych, każda rozpoczęta doba oznacza kolejną połówkę diety, a pełna stawka przysługuje po przekroczeniu 8 godzin.

Zaliczenie diety do kosztów uzyskania przychodu nie wymaga faktur. Wystarczy sporządzić odpowiedni dokument, tzw. dowód wewnętrzny, na którym znajdą się: imię i nazwisko osoby podróżującej, dane firmy, miejscowość i cel wyjazdu, liczba godzin i dni trwania podróży (data i godzina wyjazdu i powrotu) oraz stawka i wartość diety. Delegację należy rozliczyć nie później niż 14 dni po powrocie z podróży.


Diety zagraniczne

Ogólnie, rozliczanie wyjazdów zagranicznych odbywa się tak samo, jak wyjazdów krajowych. Potrzebne są bilety i faktury, zgodnie z zasadami opisanymi powyżej. Kwoty w walutach obcych trzeba przeliczyć na złotówki, stosując kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia danego dokumentu (faktury, rachunku) lub zakupu biletu.

Jeśli chodzi o rozliczenie kosztów wyżywienia, to również można skorzystać ze stawek diet, z tym, że zasady są wówczas nieco inne niż w przypadku diet krajowych. Delegacja zagraniczna trwająca do 8 godzin pozwala rozliczyć 1/3 diety, delegacja od 8 do 12 godzin uprawnia do rozliczenia 1/2 diety, a powyżej 12 godzin obowiązuje pełna stawka. Aby wyliczyć wartość diety, istotne jest możliwie precyzyjne określenie godziny przekroczenia granicy w obu kierunkach (np. biorąc pod uwagę start i lądowanie samolotu).

 Jak rozliczyć zarobki firmowe otrzymywane na konto PayPala?

W przypadku delegacji zagranicznych stawki diet zależą od państwa, do którego przedsiębiorca się udaje. Przykładowe dzienne diety zagraniczne wynoszą: Niemcy – 42 euro; Francja – 45 euro; Litwa, Czechy, Słowacja i Węgry – 33 euro; Rosja – 50 dolarów; Ukraina – 48 dolarów; USA – 46 dolarów. Aby zaksięgować wartości diet, trzeba również zastosować dowód wewnętrzny zawierający kwotę obliczoną według długości trwania wyjazdu. Tę wartość trzeba przeliczyć na złotówki stosując kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień powrotu z delegacji.


Jak udokumentować i uzasadnić delegację?


Podczas rozliczania wydatków na podróż służbową (zwłaszcza diet), kluczową kwestią jest weryfikacja, czy dana podróż przedsiębiorcy jest faktycznie delegacją, tzn. nie ma charakteru stałych wyjazdów, niezbędnych do prowadzenia działalności (np. firmy transportowej). Urzędnicy mogą zakwestionować zaliczenie kosztów takich wyjazdów do kosztów działalności, aczkolwiek przepisy nie weryfikują tego w sposób jednoznaczny. Ponadto, urzędnicy skarbowi mogą wymagać uwiarygodnienia czasu trwania podróży i uzasadnienia jej celu. Wówczas pomocne okażą się bilety określające ramy czasowe i cel podróży, maile lub listy zawierające szczegóły spotkania, foldery, wizytówki i notatki, czy podpisana w wyniku odbytej delegacji umowa.

/ INFAKT

Źródło:
Tematy: podatki firmowe

Newsletter Bankier.pl

Zawnioskuj o szybką gotówkę na święta. Wypłata nawet tego samego dnia.
Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
0 1 ~rozliczający

Artykuł jest nieaktualny (od marca 2013 obowiązują inne stawki diet zagranicznych np. Niemcy - 49 euro, a nie jak podano 42).
Po za tym kompletnie nieprawdziwy jest ostatni akapit, co udowodniły już kolejne wyroki sądów administracyjnych. Także kierowcy zawodowi, przedstawiciele handlowi i inni, których praca polega na ciągłych wyjazdach z siedziby firmy, mogą korzystać z diet krajowych i zagranicznych. Także kierowcy firm transportowych podróżujący po stałych trasach/rozkładach. Nie ma znaczenia, że te podróże są stałym elementem pracy. Zawsze można się powołać na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 kwietnia 2009 r., sygn. akt II FSK 1936/07; z dnia 17 września 2009 r., sygn. akt II FSK 547/08; z dnia 7 października 2009 r., sygn. akt II FSK 757/08; z dnia 5 listopada 2009r., sygn. akt II FSK 889/08. Stąd też dla celów podatkowych Minister Finansów wskazał w interpretacji ogólnej, że podróż służbowa ma miejsce również w przypadku prowadzenia działalności transportowej (DD2/033/259/PMN/09/1113, 2010.02.15).
Szkoda, że większość księgowych tak rzadko chce się dokształcać by być na bieżąco z interpretacjami podatkowymi.

!

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

    Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

  • Składkę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.

  • Termin wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego pobranego od wpłaconych w poprzednim miesiącu dochodów z udziałów w zysku. Termin złożenia deklaracji oraz wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od zagranicznych osób prawnych, czyli osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terenie Polski.

    Termin uiszczenia podatku dochodowego od podatników rozliczających się w formie karty podatkowej.

  • W tym terminie z ZUS rozliczają się przedsiębiorcy opłacający składki za siebie. Składka na Fundusz Pracy.

    Termin przekazania sprawozdania do systemu INTRASTAT, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, gdy realizowano transakcje wewnątrzwspólnotowe podlegające obciążeniu podatkiem od towarów i usług (VAT).

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Księgarnia Bankier.pl

Giełda. Skuteczne strategie nie tylko dla początkujących Giełda. Skuteczne strategie nie tylko dla początkujących Cena: 39,90 zł  Zamów książkę

Znajdź nas na Facebooku