Jak rozliczać zakup oprogramowania do firmy?

Sposób rozliczenia zakupu oprogramowania przez właściciela jednoosobowej firmy zależy w dużej mierze od wartości i pochodzenia oprogramowania. Kiedy zakup oprogramowania należy amortyzować, a kiedy można zaliczyć jednorazowo do kosztów podatkowych? Jak rozliczyć aktualizacje? W jaki sposób rozliczać oprogramowanie napisane na zamówienie oraz dostępne online?

Kupując oprogramowanie, przedsiębiorca nabywa licencję


Przedsiębiorca, który kupuje oprogramowanie użytkowe do firmy np. pakiet biurowy lub program graficzny, z formalnego punktu widzenia płaci za licencję, która zezwala przedsiębiorcy na wykorzystanie oprogramowania w firmie na określonych warunkach. Prawo podatkowe zalicza licencje do tzw. wartości niematerialnych i prawnych, które w zależności od wartości i okresu przydatności mogą wymagać wprowadzenia do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

oprogramowanie, licencja

Sposób rozliczenia zależy od ceny nabycia oprogramowania


Sposób, w jaki należy zaksięgować zakup oprogramowania, zależy przede wszystkim od jego ceny nabycia. Na cenę nabycia składa się nie tylko koszt zakupu licencji, ale również dodatkowe usługi, w tym:
  • konfiguracja i dostosowanie do potrzeb przedsiębiorcy,
  • przeniesienie danych,
  • przygotowanie dokumentacji,
  • konsultacje przed uruchomieniem oprogramowania,
  • wdrożenie lub instalacja oprogramowania,
  • inne koszty związane z zakupem, dostarczeniem i uruchomieniem oprogramowania (oprócz szkolenia pracowników).
Jeśli po zsumowaniu tych wydatków wartość nabycia wyniesie więcej niż 3500 zł netto oraz oprogramowanie ma być wykorzystywane dłużej niż rok, przedsiębiorca ma obowiązek zaliczyć licencję na oprogramowanie do wartości niematerialnych i prawnych i wprowadzić ją do ewidencji. Obliczona cena nabycia stanowi tzw. wartość początkową.

Jeśli natomiast zakup oprogramowania jest równy lub niższy niż 3500 zł netto, przedsiębiorca może zakwalifikować licencję jako wartość niematerialną i prawną, ale nie musi. Przedsiębiorca w takim wypadku ma do wyboru:
  • uznać, że licencja na oprogramowanie nie stanowi wartości niematerialnej i prawnej, więc wydatek poniesiony na zakup oprogramowania zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w dacie jego nabycia;
  • wprowadzić licencję na oprogramowanie do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a następnie dokonać jednorazowej amortyzacji w miesiącu przeznaczenia oprogramowania do użytku lub w następnym miesiącu;
  • wprowadzić licencję na oprogramowanie do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych, a następnie dokonać amortyzacji na zasadach ogólnych (jak dla licencji o wartości początkowej przekraczającej 3500 zł netto).
Jeśli przydatność oprogramowania ma być krótsza niż rok (np. oprogramowanie ma posłużyć do jednej, specjalistycznej operacji), wtedy zakup oprogramowania może stanowić jedynie jednorazowy koszt uzyskania przychodu w dacie nabycia.

Zasady amortyzacji oprogramowania są z góry określone


kalkulator amortyzacyjnyJeśli oprogramowanie o wartości powyżej 3,5 tys. zł zostanie przez przedsiębiorcę wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych, przedsiębiorca ma obowiązek rozpocząć jego amortyzację. Pierwszego odpisu amortyzacyjnego należy dokonać w miesiącu przypadającym po miesiącu, w którym oprogramowanie zostało przeznaczone do użytku (uruchomione) w firmie. W przypadku licencji na oprogramowanie przepisy określają, że:
  • amortyzacja może być dokonywana tylko metodą liniową,
  • okres amortyzacji nie może być krótszy niż 24 miesiące (stawka amortyzacji nie wyższa niż 50%).
Przedsiębiorca może jednak zdecydować się rozłożyć amortyzację na dłuższy okres, obniżając stawkę amortyzacji. Może ją również obniżyć już po rozpoczęciu dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Ma to znaczenie, jeśli przedsiębiorca chce koszt podatkowy zakupu oprogramowania rozłożyć na dłuższy czas.

Szczególny wypadek występuje w momencie, gdy przedsiębiorca zalicza licencję na oprogramowanie do wartości niematerialnych i prawnych, lecz jego wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3500 zł netto - wtedy przedsiębiorca może dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania oprogramowania do użytku lub w miesiącu następnym.

Aktualizacja oprogramowania nie zmienia wartości początkowej


Prawo nie przewiduje możliwości ulepszenia składnika majątku, który stanowi wartość niematerialną i prawną oraz podwyższenia jego wartości, tak jak w przypadku środków trwałych. Ponadto, zakup jednorazowej aktualizacji oprogramowania zazwyczaj wiąże się z nabyciem osobnej licencji. W związku z tym zakup takiej aktualizacji nie ma wpływu na rozliczenie podstawowej wersji programu. Jeśli wartość aktualizacji wynosi 3500 zł netto lub mniej, jej koszt może być jednorazowo zaliczony do pośrednich kosztów uzyskania przychodów w momencie zakupu. Gdy wartość ulepszenia przekracza kwotę 3500 zł netto, zakup aktualizacji traktuje się jak zakup nowego oprogramowania.

Jeśli przedsiębiorca opłaca abonament i w ten sposób otrzymuje bieżące aktualizacje do oprogramowania, abonament może zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu niezależnie od jego wysokości.

Oprogramowanie na zamówienie przedsiębiorcy rozlicza się na podobnych zasadach


W przypadku oprogramowania stworzonego na zamówienie, przedsiębiorca, zamiast licencji, może nabyć majątkowe prawa autorskie, które dają zazwyczaj więcej możliwości co do wykorzystania i ingerencji w oprogramowanie. Nabyte prawa autorskie (podobnie jak licencje) należą również do wartości niematerialnych i prawnych i w związku z tym do rozliczania zakupu oprogramowania na zamówienie stosuje się podobne zasady.

Dotacja na elektroniczną współpracę » Dotacja na elektroniczną współpracę
Jeśli wartość oprogramowania na zamówienie przekracza 3500 zł netto i jego przydatność ma być dłuższa niż rok, przedsiębiorca musi pamiętać, że jego koszt trzeba rozliczyć za pomocą odpisów amortyzacyjnych dopiero w momencie przeznaczenia go do użytku (uruchomienia). Nie ma znaczenia czy przed uruchomieniem oprogramowania przedsiębiorca będzie ponosił jego koszty, np. w ratach lub w zależności od postępu prac.

Zakup oprogramowania wraz z komputerem


Wyjątkiem od ogólnych zasad rozliczania zakupu oprogramowania stanowi zakup oprogramowania wraz z komputerem. Jeśli przedsiębiorca kupuje komputer wraz z niezbędnym do jego działania oprogramowaniem (zazwyczaj jest to system operacyjny), a komputer wprowadza do ewidencji środków trwałych, wtedy może potraktować komputer łącznie z oprogramowaniem, jako jeden składnik majątku i wartość początkową obliczyć jako całość. Przedsiębiorca może wybrać takie rozwiązanie nawet jeśli oprogramowanie do działania komputera zostało kupione osobno i nie było pierwotnie dołączone do komputera. Ta zasada nie odnosi się jednak do zwykłego oprogramowania użytkowego, które nie jest wymagane do pracy komputera.

Oprogramowanie dostępne online jest usługą, a nie wartością niematerialną i prawną


Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z oprogramowania, które nie wymaga instalacji na stacjonarnym komputerze, ponieważ jest dostępne przez Internet za pomocą przeglądarki internetowej, np. z programów do księgowości internetowej. Korzystanie z takiego oprogramowania odbywa się zazwyczaj na podstawie umowy o świadczeniu usług, a nie w ramach licencji. Abonament za korzystanie z takiego oprogramowania należy więc ująć w kosztach uzyskania przychodu.


/Sebastian Bobrowski (inFakt)
Źródło:
Tematy: podatki firmowe

Newsletter Bankier.pl

Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
0 0 ~Makroniarz

Rozwiązanie informatyczne na rejestrację czasu pracy, monitoring bezpieczeństwa itp http://www.timecloud.pl/a/twoja_wyzsza_wydajnosc_pracy.htm (-10% z kodem promog37)

14 dni za darmo - na próbę.

! Odpowiedz
0 0 ~zygi

Ja korzystam z programu o nazwie Taskbeat. Kojarzycie? Płacę licencję miesięczną i całość wprowadzam w koszty. Programu nie mam na własność, płacę abonament, ale to lepsze rozwiązanie - nie mam wysokiego, jednorazowego kosztu.

!

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

    Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

  • Składkę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.

  • Termin uiszczenia podatku dochodowego od podatników rozliczających się w formie karty podatkowej.

    Termin wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego pobranego od wpłaconych w poprzednim miesiącu dochodów z udziałów w zysku. Termin złożenia deklaracji oraz wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od zagranicznych osób prawnych, czyli osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terenie Polski.

  • Termin przekazania sprawozdania do systemu INTRASTAT, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, gdy realizowano transakcje wewnątrzwspólnotowe podlegające obciążeniu podatkiem od towarów i usług (VAT).

    W tym terminie z ZUS rozliczają się przedsiębiorcy opłacający składki za siebie. Składka na Fundusz Pracy.

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Księgarnia Bankier.pl

Menedżer do zadań specjalnych. Czasowe zarządzanie przedsiębiorstwem Menedżer do zadań specjalnych. Czasowe zarządzanie przedsiębiorstwem Cena: 37 zł  Zamów książkę

Znajdź nas na Facebooku