Inwentaryzacja środków trwałych - pytania i odpowiedzi

Inwentaryzację środków trwałych należy przeprowadzać raz na cztery lata. Zadanie to wymaga dobrego przygotowania merytorycznego oraz przemyślanego planu logistycznego. Inwentaryzacja środków trwałych nastręcza wiele pytań. Nasz ekspert - p. Michał Matłoka z firmy Inventory Solutions - wyjaśnia najbardziej nurtujące kwestie, tłumacząc procedury przeprowadzania tego procesu.

1) Jaki zakres obejmuje inwentaryzacja środków trwałych?

Przedmiotem inwentaryzacji środków trwałych są wszystkie składniki wykazywane w bilansie jak również składniki nie wykazywane w bilansie a ujmowane ilościowo, umorzone w 100%, będące własnością innych firm/przedsiębiorstw.

2) Jakie są metody przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych?

Inwentaryzację można przeprowadzać jedną z trzech metod:

1. spis z natury

2. uzgodnienie sald

W przypadku tej metody tylko gdy własne środki trwałe znajdują się u innych osób, firm, przedsiębiorstw oraz obce środki trwałe są w posiadaniu firmy.

3. weryfikacja stanu ewidencyjnego

W przypadku tej metody tylko te środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony.

3) W jakich przypadkach można odstąpić od inwentaryzacji?
  • jeżeli w stosunku do jednostki została ogłoszona upadłość z możliwością zawarcia układu, a jednostka zgodnie z nowymi możliwościami zawartymi w art. 12 ust. 3 ustawy o rachunkowości nie zamyka ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający ogłoszenie tej upadłości,
  • w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze pisemnej umowy odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.


4) Jak należy udokumentować wyniki inwentaryzacji? Czy macie Państwo jakieś nowoczesne metody zapisywania i przechowywania dokumentów?

Udokumentowanie inwentaryzacji, jak i sposób jej przeprowadzania oraz zasady rozliczania różnic, itp. powinny być określone we własnym zakresie przez jednostkę (firmę/przedsiębiorstwo), z uwzględnieniem specyfiki działalności gospodarczej - w wydanej w tym celu instrukcji lub w dokumentacji wymaganej ustawą o rachunkowości (w art. 10 ust. 1). Inventory Solutions Polska dostosowuje dokumentację do wymagań klienta zgodnie z jego aktami wewnętrznymi. Dokumentację dostarczamy w formie papierowej oraz elektronicznej w formatach wg życzenia (najczęściej PDF, xls. txt.) zapisywane na nośnikach danych.

5) Co się dzieje w przypadku jeśli wyniki inwentaryzacji wykazują różnice między stanem rzeczywistym a stanem przedstawionym w księgach rachunkowych?

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji wymagają odpowiedniego udokumentowania i powiązania z zapisami ksiąg rachunkowych (art. 27 ust. 1 ww. ustawy). Natomiast ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ww. ustawy). W związku z powyższym, różnice oraz ich skutki ujawnione w trakcie inwentaryzacji księguje się najpóźniej pod datą 31 grudnia danego roku, którego dotyczy inwentaryzacja.

6) Jakie są najczęstsze utrudnienia w procesie inwentaryzacji środków trwałych?

Najczęstsze utrudnienia w procesie inwentaryzacji środków trwałych to:
  • identyfikacja środków trwałych,
  • powiązanie spisanych środków trwałych ze środkami ujętymi w księgach rachunkowych,
  • wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych.


7) Czy możliwe są błędy w inwentaryzacji?

Ryzyka popełnienia błędu podczas inwentaryzacji nie można wyeliminować, można natomiast zmniejszać prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Warunkiem tego jest przestrzeganie podstawowych zasad inwentaryzacji;
  • zasada terminowości,
  • zasada podwójnej kontroli,
  • zasada tzw. „zamkniętych drzwi”,
  • zasada „rzetelnego obrazu”,
  • zasada kompletności i kompleksowości,
  • zasada kolejnych czynności,
  • zasada zaskoczenia,
  • zasada uczestniczenia w spisie osób materialnie odpowiedzialnych,
  • zasada komisyjności,
  • zasada fachowości komisji spisowej.


8) Ile osób potrzebnych jest do przeprowadzenia inwentaryzacji?

Proces inwentaryzacji jest procesem złożonym i w zależności od wielkości firmy oraz jej stanu ilościowego środków trwałych do przeprowadzenia inwentaryzacji potrzeba od minimum 3 osób do maximum 20 osób.

9) Jakie są główne różnice pomiędzy metodą tradycyjną, a nowoczesną - tą którą Państwo oferujecie?

Metoda nowoczesna pozwala na skrócenie czasu całego procesu przy jednoczesnym zminimalizowaniu możliwości popełnienia błędu. Tam gdzie myli się człowiek, nie myli się elektronika. W przypadku oznaczenia środków trwałych kodami kreskowymi, przeprowadzenie inwentaryzacji polega tylko na zeskanowaniu kodów kreskowych przenośnym terminalem danych. Inwentaryzacyjna baza danych wraz z uzgodnionymi dokumentami tworzą się automatycznie. W przypadku, gdy ktoś nie posiada oznaczonych środków, na pierwszej inwentaryzacji sami je oznaczamy, dostarczając odpowiednią bazę danych. Oprócz usługi inwentaryzacji pomagamy klientom również w czasie pomiędzy inwentaryzacjami, dostarczając oprogramowanie do zarządzania środkami trwałymi, przeprowadzając audyt przestrzegania procedur zarządzania środkami oraz dostarczając wydrukowane kody kreskowe do oznaczenia nowych środków. Na życzenie klienta jesteśmy w stanie również te procedury opracować.

10) Jakim firmom/przedsiębiorstwom szczególnie polecałby Pan skorzystanie z usługi outsorcingu inwentaryzacyjnego?

Outsourcing inwentaryzacyjny polecany jest w szczególności wszystkim firmom/przedsiębiorstwom sieciowym tj, placówki handlowe (sklepy, hipermarkety), hotele, banki, placówki medyczne, edukacyjne.

/ Royal Brand PR
Źródło: Informacja prasowa
Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Jeszcze nikt nie skomentował tego artykułu - Twój komentarz może być pierwszy.

Nowy komentarz

Anuluj

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Zapłata zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów ewidencjonowanych.

    Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych.

    Termin zapłaty zaliczki na podatek dochodowy przez osoby prawne.

  • Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

    Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

  • Składkę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.

  • Termin uiszczenia podatku dochodowego od podatników rozliczających się w formie karty podatkowej.

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Księgarnia Bankier.pl

Giełda. Podstawy inwestowania Giełda. Podstawy inwestowania Cena: 29 zł  Zamów książkę

Znajdź nas na Facebooku