Inwentaryzacja środków trwałych - pytania i odpowiedzi

Inwentaryzację środków trwałych należy przeprowadzać raz na cztery lata. Zadanie to wymaga dobrego przygotowania merytorycznego oraz przemyślanego planu logistycznego. Inwentaryzacja środków trwałych nastręcza wiele pytań. Nasz ekspert - p. Michał Matłoka z firmy Inventory Solutions - wyjaśnia najbardziej nurtujące kwestie, tłumacząc procedury przeprowadzania tego procesu.

1) Jaki zakres obejmuje inwentaryzacja środków trwałych?

Przedmiotem inwentaryzacji środków trwałych są wszystkie składniki wykazywane w bilansie jak również składniki nie wykazywane w bilansie a ujmowane ilościowo, umorzone w 100%, będące własnością innych firm/przedsiębiorstw.

2) Jakie są metody przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych?

Inwentaryzację można przeprowadzać jedną z trzech metod:

1. spis z natury

2. uzgodnienie sald

W przypadku tej metody tylko gdy własne środki trwałe znajdują się u innych osób, firm, przedsiębiorstw oraz obce środki trwałe są w posiadaniu firmy.

3. weryfikacja stanu ewidencyjnego

W przypadku tej metody tylko te środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony.

3) W jakich przypadkach można odstąpić od inwentaryzacji?
  • jeżeli w stosunku do jednostki została ogłoszona upadłość z możliwością zawarcia układu, a jednostka zgodnie z nowymi możliwościami zawartymi w art. 12 ust. 3 ustawy o rachunkowości nie zamyka ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający ogłoszenie tej upadłości,
  • w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze pisemnej umowy odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.


4) Jak należy udokumentować wyniki inwentaryzacji? Czy macie Państwo jakieś nowoczesne metody zapisywania i przechowywania dokumentów?

Udokumentowanie inwentaryzacji, jak i sposób jej przeprowadzania oraz zasady rozliczania różnic, itp. powinny być określone we własnym zakresie przez jednostkę (firmę/przedsiębiorstwo), z uwzględnieniem specyfiki działalności gospodarczej - w wydanej w tym celu instrukcji lub w dokumentacji wymaganej ustawą o rachunkowości (w art. 10 ust. 1). Inventory Solutions Polska dostosowuje dokumentację do wymagań klienta zgodnie z jego aktami wewnętrznymi. Dokumentację dostarczamy w formie papierowej oraz elektronicznej w formatach wg życzenia (najczęściej PDF, xls. txt.) zapisywane na nośnikach danych.

5) Co się dzieje w przypadku jeśli wyniki inwentaryzacji wykazują różnice między stanem rzeczywistym a stanem przedstawionym w księgach rachunkowych?

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji wymagają odpowiedniego udokumentowania i powiązania z zapisami ksiąg rachunkowych (art. 27 ust. 1 ww. ustawy). Natomiast ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ww. ustawy). W związku z powyższym, różnice oraz ich skutki ujawnione w trakcie inwentaryzacji księguje się najpóźniej pod datą 31 grudnia danego roku, którego dotyczy inwentaryzacja.

6) Jakie są najczęstsze utrudnienia w procesie inwentaryzacji środków trwałych?

Najczęstsze utrudnienia w procesie inwentaryzacji środków trwałych to:
  • identyfikacja środków trwałych,
  • powiązanie spisanych środków trwałych ze środkami ujętymi w księgach rachunkowych,
  • wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych.


7) Czy możliwe są błędy w inwentaryzacji?

Ryzyka popełnienia błędu podczas inwentaryzacji nie można wyeliminować, można natomiast zmniejszać prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Warunkiem tego jest przestrzeganie podstawowych zasad inwentaryzacji;
  • zasada terminowości,
  • zasada podwójnej kontroli,
  • zasada tzw. „zamkniętych drzwi”,
  • zasada „rzetelnego obrazu”,
  • zasada kompletności i kompleksowości,
  • zasada kolejnych czynności,
  • zasada zaskoczenia,
  • zasada uczestniczenia w spisie osób materialnie odpowiedzialnych,
  • zasada komisyjności,
  • zasada fachowości komisji spisowej.


8) Ile osób potrzebnych jest do przeprowadzenia inwentaryzacji?

Proces inwentaryzacji jest procesem złożonym i w zależności od wielkości firmy oraz jej stanu ilościowego środków trwałych do przeprowadzenia inwentaryzacji potrzeba od minimum 3 osób do maximum 20 osób.

9) Jakie są główne różnice pomiędzy metodą tradycyjną, a nowoczesną - tą którą Państwo oferujecie?

Metoda nowoczesna pozwala na skrócenie czasu całego procesu przy jednoczesnym zminimalizowaniu możliwości popełnienia błędu. Tam gdzie myli się człowiek, nie myli się elektronika. W przypadku oznaczenia środków trwałych kodami kreskowymi, przeprowadzenie inwentaryzacji polega tylko na zeskanowaniu kodów kreskowych przenośnym terminalem danych. Inwentaryzacyjna baza danych wraz z uzgodnionymi dokumentami tworzą się automatycznie. W przypadku, gdy ktoś nie posiada oznaczonych środków, na pierwszej inwentaryzacji sami je oznaczamy, dostarczając odpowiednią bazę danych. Oprócz usługi inwentaryzacji pomagamy klientom również w czasie pomiędzy inwentaryzacjami, dostarczając oprogramowanie do zarządzania środkami trwałymi, przeprowadzając audyt przestrzegania procedur zarządzania środkami oraz dostarczając wydrukowane kody kreskowe do oznaczenia nowych środków. Na życzenie klienta jesteśmy w stanie również te procedury opracować.

10) Jakim firmom/przedsiębiorstwom szczególnie polecałby Pan skorzystanie z usługi outsorcingu inwentaryzacyjnego?

Outsourcing inwentaryzacyjny polecany jest w szczególności wszystkim firmom/przedsiębiorstwom sieciowym tj, placówki handlowe (sklepy, hipermarkety), hotele, banki, placówki medyczne, edukacyjne.

/ Royal Brand PR
Źródło: Informacja prasowa
Bankomania – specjalny cykl edukacyjny Bankier.pl, w którym nauczysz się najważniejszych zasad dotyczących prowadzenia domowego budżetu. Zacznij oszczędzać pieniądze już dziś!
Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Jeszcze nikt nie skomentował tego artykułu - Twój komentarz może być pierwszy.

Nowy komentarz

Anuluj

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

    Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

  • Składkę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.

  • Termin uiszczenia podatku dochodowego od podatników rozliczających się w formie karty podatkowej.

    Termin wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego pobranego od wpłaconych w poprzednim miesiącu dochodów z udziałów w zysku. Termin złożenia deklaracji oraz wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od zagranicznych osób prawnych, czyli osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terenie Polski.

  • Termin przekazania sprawozdania do systemu INTRASTAT, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, gdy realizowano transakcje wewnątrzwspólnotowe podlegające obciążeniu podatkiem od towarów i usług (VAT).

    W tym terminie z ZUS rozliczają się przedsiębiorcy opłacający składki za siebie. Składka na Fundusz Pracy.

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Księgarnia Bankier.pl

Giełda. Podstawy inwestowania. Wydanie II rozszerzone Giełda. Podstawy inwestowania. Wydanie II rozszerzone Cena: 39,90 zł  Zamów książkę