Czy zwrot wydatków za prywatne rozmowy telefoniczne pracowników stanowi przychód podatkowy Twojej firmy?

Pytanie Czytelnika:

Firma, którą rozliczam, wprowadziła system, zgodnie z którym będzie obciążała pracowników kosztami ich rozmów prywatnych prowadzonych z telefonów służbowych (na podstawie bilingów). Czy jest to dla naszej firmy przychód podatkowy? Czy powinniśmy z tego tytułu rozliczyć VAT?

Czy zwrot wydatków stanowi przychód?

W pierwszej kolejności należy stwierdzić, że za przychód z podatkowego punktu widzenia powinieneś uznać w szczególności otrzymane pieniądze i wartości pieniężne. Wynika to z art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, zgodne z którym przychodami, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4 oraz art. 14, są w szczególności otrzymane pieniądze, wartości pieniężne, w tym również różnice kursowe.

Jak więc z powyższego wynika, katalog przychodów w rozumieniu ustawy o CIT jest bardzo szeroki i obejmuje też - co do zasady zwrot wydatków - o których piszesz w swoim pytaniu.

Zwróć uwagę na wyjątek od zasady!

Zwróć jednak uwagę na brzmienie art. 12 ust. 6b ustawy o CIT, zgodnie z którym nie uznaje się za przychody podatkowe zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z tym przepisem zwrócone wydatki na rozmowy telefoniczne pracowników będą stanowiły przychód podatkowy dla Twojej spółki, pod warunkiem że wydatki te zaliczyłeś wcześniej do kosztów podatkowych.

Czy z tytułu udostępniania telefonów służbowych, za opłatą dla potrzeb prywatnych pracowników Twoja firma wykonuje usługę opodatkowaną VAT?

Ustawa o VAT wprowadza bardzo szeroki zakres pojęcia "usługa", określając (art. 8 ust. 1 ustawy o VAT), że przez świadczenie usług, należy rozumieć każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów, w tym również:
1. przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
2. zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
3. świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Jak wynika z przedstawionych przez Ciebie informacji, pracownicy korzystający z telefonów służbowych na potrzeby prywatne obciążani są kosztami tych rozmów przez Twoją spółkę. Należy więc uznać, że w opisywanym przez Ciebie stanie faktycznym istnieje element odpłatności. Z drugiej strony udostępnienie pracownikom telefonu służbowego do celów niezwiązanych z wykonywaną pracą należy uznać za odpłatne świadczenie usług na rzecz Twojego pracownika (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Czy powinieneś wystawiać fakturę VAT?


Skoro udostępniając odpłatnie telefony służbowe na potrzeby pracowników, świadczysz na ich rzecz usługę w rozumieniu VAT, należy jeszcze ustalić, czy usługę tę powinieneś udokumentować wystawianą fakturą.
I tak, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (art. 106 ust. 1 ustawy o VAT). Niemniej jednak zwróć uwagę, że w ustawie o VAT istnieje również regulacja szczególna w stosunku do podanego przepisu, zgodnie z którą (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT) nakazu dokumentowania czynności opodatkowanych fakturami VAT nie stosuje się w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, chyba że o to poproszą. Na Twojej firmie nie spoczywa więc obowiązek dokumentowania tych usług fakturami VAT, chyba że pracownicy zwrócą się o jej wystawienie.

Jak zaewidencjonujesz koszty prywatnych rozmów telefonicznych Twoich pracowników?


Koszty rozmów telefonicznych, zarówno służbowych, jak i prywatnych, z telefonów Twojej firmy ewidencjonujesz w księgach rachunkowych na podstawie faktury otrzymanej od operatora usług telekomunikacyjnych. Obciążają one koszty działalności operacyjnej Twojej firmy.

Często jednak firmy, w ramach przyjętych zasad, rozliczają pracowników za rozmowy prywatne na podstawie billingów telefonicznych. Zwrot przez pracownika kosztów takich rozmów powinieneś ująć się na koncie pozostałych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 UoR). Operację taką dokumentujesz fakturą VAT, ponieważ jest to odsprzedaż usług. Pamiętaj, że stawka VAT na fakturze wystawianej dla pracownika powinna być taka sama jak na fakturze pierwotnej.

Ewidencja księgowa może przebiegać następująco:
1. Otrzymana faktura za usługi telekomunikacyjne:
Wn Rozliczenia zakupu - wartość netto
Wn VAT naliczony - kwota VAT
Ma Rozrachunki z dostawcami - wartość brutto.
2. Rozliczenia kosztu usługi telekomunikacyjnej
Wn Usługi obce
Ma Rozliczenia zakupu
3. Faktura dla pracownika za rozmowy prywatne:
Wn Pozostałe rozrachunki z pracownikami - wartość brutto,
Ma "VAT należny" - kwota VAT,
Ma "Pozostałe przychody operacyjne".

Uregulowanie przez pracownika należności może się odbyć poprzez wpłatę do kasy lub na rachunek bankowy firmy, lub też przez potrącenie należnej kwoty przy najbliższej wypłacie (najczęściej wybierany sposób).
Czy jesteś pewien, że koszty uzyskania przychodu w Twojej firmie są wyliczone poprawnie?
Ile razy zastanawiałeś się, co możesz w nie wliczyć?
Czy jesteś w stanie przewidzieć wszystkie podatkowe konsekwencje księgowań w Twojej firmie? Czy VAT jest odliczony poprawnie?

Czy Twoje wyliczenia są zgodne z ustawą o rachunkowości?
Teraz otrzymasz praktyczną pomoc: „Koszty w firmie”
To gotowe i praktyczne rozwiązania problemów dotyczących rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin:

 

  • podatków dochodowych,
  • VAT
  • ustawy o rachunkowości

Korzystając z "Kosztów w firmie", otrzymasz dostęp do gotowych rozwiązań rzeczywistych problemów podatkowych, z jakimi borykają się osoby prowadzące księgowość. Praktyczne porady opisują, jak postępować w określonych przypadkach i poprawnie kwalifikować wydatki jako koszty uzyskania przychodu z punktu widzenia podatków dochodowych, VAT i rachunkowości. Dzięki "Kosztom w firmie" nie będziesz musiał szukać rozwiązań w trzech różnych publikacjach!

http://www.kosztywfirmie.pl/obce/

 
Źródło:
Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Jeszcze nikt nie skomentował tego artykułu - Twój komentarz może być pierwszy.

Nowy komentarz

Anuluj

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

    Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

  • Składkę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.

  • Termin uiszczenia podatku dochodowego od podatników rozliczających się w formie karty podatkowej.

    Termin wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego pobranego od wpłaconych w poprzednim miesiącu dochodów z udziałów w zysku. Termin złożenia deklaracji oraz wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od zagranicznych osób prawnych, czyli osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terenie Polski.

  • W tym terminie z ZUS rozliczają się przedsiębiorcy opłacający składki za siebie. Składka na Fundusz Pracy.

    Termin przekazania sprawozdania do systemu INTRASTAT, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, gdy realizowano transakcje wewnątrzwspólnotowe podlegające obciążeniu podatkiem od towarów i usług (VAT).

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Księgarnia Bankier.pl

Potęga słowa „dlaczego”. Jak się wyróżnić na tle konkurencji Potęga słowa „dlaczego”. Jak się wyróżnić na tle konkurencji C. Richard Weylman Cena: 29,90 zł  Zamów książkę

Znajdź nas na Facebooku