Najprostszym sposobem dzielenia się informacją są bezpośrednie spotkania i rozmowa. Jest to niestety metoda czasochłonna. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom managerów organizacji, powstały wirtualne "magazyny" służące do przechowywania kopii elektronicznych dokumentów. Intranet zdobywa coraz więcej zwolenników wśród ludzi doceniających potencjał dzielenia się wiedzą. W średnich i dużych organizacjach Intranet rozrasta się w bardzo szybkim tempie. Najczęściej ma on formę ogólnodostępnego serwera, na którym każdy pracownik posiada swój katalog i wedle zaleceń umieszcza na nim różnego typu pliki.
Alternatywą są rozwiązania bardziej zaawansowane i nowoczesne, w których zasoby są zbierane, indeksowane i kategoryzwane automatycznie według ustalonego harmonogramu. W połączeniu z wyszukiwarką danych dostępną poprzez stronę www o wyglądzie i właściwościach wszystkim znanych wyszukiwarek internetowych, narzędzie zyskuje na sile. Zalety rozwiązania? Odejście od formy zarządzania własnym katalogiem i ręcznego "przerzucania" plików, ujednolicenie interfejsu wyszukiwawczego wszystkim pracownikom, dostęp do konkretnych zasobów i możliwość dodawania dokumentów w każdej chwili, a ostatecznie odnalezienie potrzebnej informacji w możliwie najkrótszym czasie.
Wyszukiwanie
Szczytem marzeń byłoby umieszczenie najczęściej wyszukiwanych dokumentów na górze listy wyników, uwzględnianie nie tylko struktur języka polskiego, ale także najbardziej popularnych języków obcych, możliwość wyszukiwania fraz, zawężania wyszukiwania do danych kategorii (np. faktury w dziale księgowości, dokumentacja oprogramowania w dziale IT..) oraz stosowanie operatorów logicznych aby celniej wyszukać potrzebny dokument. Czy to możliwe? Oczywiście, możliwe jest nawet o wiele więcej&
Prezentowanie wyników
Specjalista Y szuka dokumentacji zawierającej frazę "potwierdzenie wpłaty". Wynikiem jest lista plików z ich nazwami, rozmiarami, kategoriami, datą ostatniej modyfikacji. Dla lepszego zrozumienia dodany jest kontekst, a wyszukiwane słowa zostały pogrubione. Specjalista Y spokojnie może przeglądać plik, ponieważ system stworzył jego kopię lokalną na wypadek gdyby Specjalista X za chwilę plik zmodyfikował.
Wyniki wyszukiwania prezentowane są w formie listy, w kolejności od najbardziej pasujących. Formę prezentacji wyników można w każdej chwili zmienić, na przykład dostosowując interfejs do korporacyjnej strony www.
Ukryte zalety
Oprócz zasobów wewnętrznych firmy prezentowane będą także dokumenty udostępniane przez katowickie i wrocławskie oddziały organizacji. W sposób podobny do wyszukiwarki internetowej, a jednak o wiele bezpieczniejszy i dyskretny, dostępne są informacje o zyskach za ubiegły rok, wystawionych w styczniu rachunkach, czy strukturze zatrudnienia&
Dodatkowo przeszukiwane będą zasoby portalu korporacyjnego firmy. Łącznie daje to dostęp do wszystkich możliwych zasobów wiedzy. I to tylko w niecałą sekundę&
Bezpieczeństwo, poufność, dostępność
Ograniczanie praw dostępu do panelu administracyjnego uniemożliwia udostępnianie materiałów chronionych i tajnych. Dodatkowo można wykluczyć przeszukiwanie pewnych części dokumentów, w których na przykład figuruje status społeczny Klienta. Użytkownik pozna wtedy podstawowe dane, ale nie pozna detali, które nie powinny go dotyczyć.
Możliwość swobodnego dodawania i usuwania dokumentów podlegających wyszukiwaniu, eliminuje sytuacje pomyłkowe, kiedy do obiegu trafi dokument poufny.
Dodatkowo zawsze można określić, że dział IT ma dostęp tylko do kategorii "zasoby IT", a dział księgowości ma dostęp tylko do kategorii "zasoby finansowe".
Więcej informacji na NetSprint.pl Sp. z o.o.
Agnieszka Kacprzycka
Dodaj komentarz
